会議のトラブルを解決する方法(設備編)

会議の準備中に発生するのが備品のトラブル

会議でよくあるトラブルは、事前に準備しておく事で回避する事が出来るケースがよくあります。
一番基本的な事ですが、見落としがちなものが「備品のチェック」です。簡単な事だから大丈夫だろうと甘く考えてはいませんか?

備品のトラブルは、会議でよくあるトラブルのうちの一つです。
特に、会議に慣れている人が、備品の種類はチェックしているが、その備品が実際に動くかどうか?まではチェックしていない事が多いです。
その為、当日いざ使用しようとした際に「動かない」「備品が無い!」などのトラブルに見舞われます。
ここでは、よくありがちな備品トラブルとそのチェックのしかたをご紹介します

設定準備時に最もよくあるのが、プロジェクターやモニターにパソコンが接続できないトラブル

会議中モニターに繋がらなくなるトラブル大事なプレゼン資料はバッチリ準備完了!会議資料も全て準備完了。いざ、プロジェクターにパソコンを繋ごうとすると…繋がらない。こんな経験はありませんか?
電子機器は絶対動くことを保証するものではありません。プレゼンの前には事前に接続・出力チェックを必ずするようにしておきましょう。

プロジェクターやモニターに接続できない!よくある3つのトラブル

  • HDMIやVGAなどの端子が合わない
  • HDMIやVGAなどの映像出力端子やケーブルが無い
  • 音声が出ない。あるいは画像が出力出来ない

これらの多くの場合は、事前に接続チェックを行うことでトラブルを防ぐことができます。
また、実際にプロジェクターから映像や音声が出力できない場合でも、その事象をGoogleなどで検索する事で、大抵は解決することが出来ます。
例えば「HDMI 映像 表示されない」で検索すると、703万件もの情報が得られます。

意外な事に、エアコンが効かないトラブルも多い

会議によくあるトラブルと解決方法エアコン編実は、当日エアコンが効かないトラブルも会議ではよくあります。
エアコンが故障している場合ももちろんありますが、実は、エアコンの節電モードなどが原因の場合もあります。
人が常駐しているような会議室の場合はその担当者に確認できますが、貸し会議室のような場合は無人のケースもあります。
そのような場合はどのように解決するか?
実は、これもGoogleで検索すると解決することがあります。エアコンのリモコンには品番があります。その品番をGoogleで検索すると、エアコンのマニュアルが見つかります。
マニュアルを見ると、大抵の設定の問題は解決します。

一度は誰しも経験しているトラブルNo.1 インターネットが繋がらないトラブル

会議によくあるトラブルと解決方法インターネット編会議を行うとき、ノートパソコンを持ち込む参加者は多いのではないでしょうか。
ポケットwifiやテザリングでネット環境があっても、フリーwifiがあるならそれを使いたいところです。
いまは多くの貸し会議室で取り入れられているインターネットやwifiですが、繋がらないといったトラブルも多くあります。
そんなときに使える3つの解決テクニックをご紹介します。

  • 入力したSSIDをもう一度チェックする
  • まずは電源の入れ直し
  • 無線で繋がらないときは、LANケーブルで直接繋ぐ

入力したSSIDをもう一度チェックする

単純なミスですが、意外と入力ミスで接続されないケースがあります。
大文字と小文字は間違えていませんか?
0(ゼロ)とアルファベットのO(オー)は見間違いが多いパターンです。
急いでいるときほど、入力ミスには気づきにくいものです。
セキュリティのため●●●と表示され、文字が見えないまま入力するのでわかりにくいですよね。
直接入力するのではなく、テキストエディタに入力してからコピペをしてみてください。
これだけで入力ミスを防ぐことができます。

それでもだめなら、まずは電源の入れ直し

インターネットに繋がらない多くの原因が、一時的なトラブルです。
パソコンやルーターなど、インターネット機器の電源を一度きり、再起動させると正常に動作する場合があります。

無線で繋がらないときは、LANケーブルで直接繋ぐ

ノートパソコンのセキュリティ設定が強すぎると、無線LANが使えないことがあります。
有線でも繋がらないときには、セキュリティ-を一度オフにします。
その後繋がったら、セキュリティー設定が強すぎることが原因のため、設定を見直してください。

参加者の大切な時間を使う会議だからこそ、有意義な時間にしよう

会議のトラブル解決方法のまとめ会議が始まる前や会議中に起こるよくあるトラブルとその解決方法をまとめました。
どれも突発的に起こりますが、冷静に対処すればすぐに解決できる問題ですね。

スマートにトラブル解決をし、有意義な会議を進められるように応援しています。

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