会議室の選び方｜目的や内容に合った会場を選ぶポイント

会議室の選び方は、会議の目的や内容によって異なります。せっかく会議を開いても、毎回同じメンバー・同じ会場・同じ進め方では目標が達成できなかったり無駄な会議になってしまうこともあります。
会議を効率化するには、自社の会議室がある場合でも、貸し会議室やレンタルスペースを借りて会議を行なった方が良い場合があります。
状況に応じてその都度会議の目的や内容に合った会議室・会場を選ぶことが重要になってきます。

会議の効率化を狙った会場選びのポイント

いざ貸し会議室をレンタルしようと思っても、広さや金額・内装・設備など会場によって様々で迷ってしまいがちです。
今回は下記のパターンを想定し、会議の成果をより高める会場選びのポイントについてまとめてみました。

社内ミーティング・社内研修など内輪での会議の場合
社外の人を招く会議の場合
テーブルレイアウトが決まっている場合
TV会議やＷｅｂ会議がしたい場合

会議室の選び方①社内ミーティング・社内研修など内輪での会議の場合

コスト
収容人数
会社・駅からのアクセス

自社の会議の場合、まず第一に考えたいのがコストパフォーマンスについてです。
外部からの参加者について考える必要がないため、頻回に行われることが予想される自社会議ではコスト面を優先させます。

続いて、その会議の参加人数や会社からのアクセスを考えます。
会場は広ければ良いという訳ではありません。広すぎるとかえって落ち着かず、会議の進行を妨げてしまいかねません。急な人数変更に備え、参加人数+２～３名余裕を持った会場選びをすると良いでしょう。
また、社員が自社から貸し会議室（レンタルスペース）へ移動する場合は会社から近い会場を、会社を経由せず直接会場へ集まる場合はできるだけ駅から近い会場を選びます。

会議室の選び方②社外の人を招く会議の場合

駅からのアクセス
内装
設備

社外から参加者を招く場合、社内ミーティングとは異なりコスト面よりも駅からのアクセスや内装・設備面を重視します。
会場をレンタルする場合、自社の会議室ではありませんが、案内される場所の雰囲気が相手の自社に対するイメージを左右します。
暗くて寂しい雰囲気の貸し会議室よりは、明るい会議室の方が気分も上がりスムーズな打ち合わせになるでしょう。

商談相手や大切な顧客など、重要な相手を貸し会議室・レンタルスペースへ招く場合には、一度下見をしておくことをオススメします。

会議室の選び方③テーブルレイアウトが決まっている場合

設備
収容人数

どのような会議でも、会議の内容によりやりたいテーブルレイアウトが決まっている場合は、まずそのレイアウトが出来るかどうかがポイントになってきます。アクセスの良い会場であっても、そのレイアウトができないようであれば意味がありません。
もし気になる会場を見つけて希望のレイアウトができるか分からない場合は、その会場に問い合わせしてみると良いでしょう。

会議室の選び方④TV会議やＷｅｂ会議がしたい場合

設備
内装
コスト

会議中にTV会議（テレビ会議）やＷｅｂ会議をすることが決まっている場合は、インターネットの環境が整った会議室を選ぶ必要があります。インターネットが有線なのか無線なのか、あらかじめ確認しておきましょう。会場へ行ってから無線のみでインターネットが使えなかった…なんてことにならないようにしたいですね。

設備を利用する時に気を付けるポイントは、会場によってその設備が無料・有料と異なる点です。無料で利用できることは良いことですが、こちらの状況が見えてしまうTV会議やＷｅｂ会議では、相手によって内装に気を遣う必要も出てくるでしょう。どちらを優先すべきかバランスを見極めて会場を選びましょう。

まとめ

レンタルスペースや貸し会議室は今、ポータルサイトから簡単に予約できるようになりました。また、ユーザビリティを考えた会場の種類も増えていることで、ニーズに合ったスペースを探しやすくなっています。「会議場所を変える」というちょっとした工夫で会議をより効率化できるのであれば、是非一度自社の会議の在り方について考えてみるのはいかがでしょうか。

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