「司会はどう進めて良いのか分からなくて不安」
初めて司会を任された方は嬉しく思ったり、逆に不安を抱く方もいるでしょう。
今回の記事では、会議の進め方について紹介します。
会議の目的や3つの種類について
会議の目的と種類は、3つの種類に大きく別れています。
まず自分が司会を進行する会議が3つの会議のうち、どれに該当するのかを考え、目的をはっきりさせ、それに応じた規則を取り入れていきます。
1.コミュニケーション会議(オリエンとキックオフを含みます)
主にコミュニケーション会議の目的は、伝えることです。参加している者同士が担当している分野の内容を話し、情報の共有をしていきます。
オリエン会議の場合は、企業の方針や規則などを新人に伝える場で、キックオフ会議の場合は企画の目的や個人の役割の分担を伝える場になります。
2.意思決定会議
物事を決めたうえで、次へ進行するための会議です。
各課の担当者は決定事項を各課の部署に持参し、組織の中に指示や伝達を進行させます。
会議の中でどれだけ皆を納得させたかがとても重要になってきます。
3.議論会議
主に提案が目的となっている会議です。議題に対し、参加者はありとあらゆる視点から自由に意見を出します。
これまでのアイデアの粋を凌ぐ意見を求めるために実行されることが多いです。否定的な意見を出したり、結論に誘導する必要はないです。
会議の原則と基本
会議は収益の向上や業務の効率を良くすることに繋がる重要なことです。
ですが、時間を無駄に使い、参加者のやる気が低いままお決まり化した会議を続けている会社は多いです。これは貴重な勤務時間を無駄にしています。
会議を始める前には、開始を宣言しけじめを付けます、前回の復習をして、会議の議論(および目的)の確認を徹底します。
当たり前ですが、遅刻は駄目で、時間は必ず守ります。まずは最低限の会議の規則を徹底して下さい。
4つの取りまとめの技量
1.話し合いの段取りを付ける技量
会議が期待する通りに進まないきっかけが、準備が不足していることも少なくはないです。具体的には会議目的が共有化がされなければ、結実のある議論を実施することが難しいです。話し合いの段取りを付ける技量も、重要な取りまとめ技量です。
会議の目的をはっきりさせ、会議の参加者の人選をする。会議会場を選定すること、会議進行の決定など、取りまとめの会議で議論をする前から開始しています。つなぎ役には有意義な会議を行うためには何が必要であるかを考慮し、アクションを行うことが求められます。
2.議論を分かりやすく整理する技量
参加者が発言を全て出し尽くしたら、今度は今までの議論を分かりやすく整理します。発言を整理してはっきりと取り決めるためには、論理的思考が身に付ける必要があります。
また漏れと重複なく物事を分類する概念要素をディティール化し、本当の原因を追求するための思考ツールを使いこなせることは必要不可欠です。
3.メンバーの知恵を引き出す技量
会議で発言を全然しない参加者、他の参加者の発言伺いつつ当たり障りなく発言でやり過ごす参加者がいます。波風を立てたくないという気持ちから取る行動でしょう、これでは会議を行う意義が薄れます。
したがって、まとめ役は会議は会議の雰囲気をつくることに努め、参加者の全員が自由に発言できる会議の場としなければいけません。
非言語の伝達を含め、一人一人の伝達を受け止める意思疎通能力を備えています。
4.異なる意見を一つにまとめる技量
取りまとめの最後の過程が合意形成です。会議に参加している人達の意気込みが高く、活発な意見が飛び交っている会議であっても、ギャップの違いを埋めることができなかったり、同意を得られないことは多いです。
そのため、合意形成に持って行く取りまとめ技量が問われます。お互いがそれぞれの利害の関係を超え、どれだけ折り合いをつけられるかが取りまとめ役の腕の見せどころです。
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まとめ
最後にFAQ方式で記事のまとめをします。
1.コミュニケーション会議、2.意思決定会議、3.議論会議です
1.話し合いの段取りを付ける技量、2.議論を分かりやすく整理する技量
3.メンバーの知恵を引き出す技量、4.異なる意見を一つにまとめる技量です
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