成果の上がる！会議を成功させる為のポイント４つ

ポイント1：会議の成功は準備にかかっている

■目的を最初にきめよう

会議が成功するかどうかは、そのための準備をどのぐらいしたのかという点にかかっていると言っても過言ではありません。
成功させるための準備としては、まず会議の目的をはっきりとさせたうえで、スケジュールを調整して参加者へ連絡をする事は大前提となりますが、それだけでは十分ではありません。
会議をスムーズに進めるための資料を人数分だけきちんと準備することが必要ですし、問題を提起したり発見するための工夫、そして問題解決に向けての提案や努力など、会議の目的によってどのような準備が必要かが異なります。

貸し会議室の利用もおすすめ

近年では貸し会議室やレンタルスペースなど便利なサービスがたくさんあります。
ニーズに合わせて適切な場所を押さえられるという点が、レンタルスペースの魅力といえますね。

ポイント2：会議で失敗しないための対策を考える

■あらゆるシチュエーションを想定

会議で失敗しないためには、頭の中で何回もシミュレーションすることが必要ですし、具体的にどんな風に会議を進行すればよいのかという点についても、できるだけ詳しく計画したほうが安心です。
会議の目的に応じて準備する内容は変わりますが、資料を基にしてどんな風に会議を進めるのかという点は、会議で失敗しないためのコツと言えるでしょう。

時間配分も考えておきたい

また、会議では参加者からいろいろな問題が提起されることを想定し、その対策についてもあらかじめ考えておく必要があります。
その他にも、時間をオーバーしそうなときにはどうするのか、また時間が余った時にはどうするかという点についても、ザックリで良いので対策を考えたほうが、失敗しにくくなります。
貸し会議室を借りる際には、時間の面も確認しておきましょう。

ポイント3：会議中に起こるトラブルをどんな風に解決するのか？

■トラブルは予想できない

会議中には、いつどのようなトラブルが起こるか分かりません。
起こる可能性があるトラブルとしては、機器のトラブルがありますね。
これは貸し会議室やレンタルスペースに限ったことではありませんが、プロジェクターを使おうと思っていたのに使えなくなってしまったとか、会議をしながらネットで調べ物をする予定だったのにネットの接続環境がイマイチなど、トラブルの内容によっては会議の進行の妨げとなってしまうことがあるかもしれません。

バックアッププランを用意しておこう

そのため、こうしたトラブルを未然に防ぐための対策を講じると同時に、トラブルが起こった場合の代替策についても、しっかり考えておきたいものです。
例えば、プロジェクターが使えなかった場合に備えてホワイトボードとプロジェクターのスクリーンショットのコピーを準備しておくとか、ネットが使えない場合の対策などについても、あらかじめ解決策を考えておくことによって、いざという時に臨機応変に対応できます。
貸し会議室では、必要な機器や備品が備え付けられている所を選ぶのがおすすめです。

ポイント4：成果を上げる会場探し

■便利で利用しやすく選べるスペースが充実

貸し会議室やレンタルスペースは、都心を中心としてたくさんありますが、それぞれ広さや借りやすさ、レンタルできる機器などが異なります。
会場を探す際には、どのような機器が必要なのか、参加人数はどのぐらいになるのか、人数分の椅子やテーブルを確保できるのかという点は、会場探しではとても大切なポイントとなります。
ニーズに合わせてピッタリの所が見つかるという点は、スペースを借りるおおきなメリットと言えます。

駅近ロケーションもアリ

その他、参加者が電車やバスなどの公共機関を利用して足を運ぶのなら、駅近ロケーションが喜ばれますし、参加する側にとっても参加しやすくなりますよね。
一方、マイカーで参加する人が多い会議なら、広い駐車場が確保されている会場を探すのがおススメです。
そうした配慮もまた、会議を成功へと導いてくれるポイントとなります。