セミナーの案内メールの書き方を紹介します

「セミナーの案内メールの書き方が分からない」

そんな悩みを抱いている方もいらっしゃるでしょう、そこでセミナーの案内メールの書き方を紹介します。

セミナーの案内状の構成に必要な3つの基本について

セミナーの案内状の構成についてですが、しっかりと必要事項を記載することが、集客効果を上げることに繋がります。

1.宛名と件名を記載する。

   いきなり本文に入らず、前提情報を記すことが大切です。案内状を発信する日付は、必ず和暦で記載して下さい。

案内状を送る相手の宛名には下記の情報を記載してください。

　・会社名

　・部署名　

　・役職名

　・氏名

敬称を略さずに記載して下さい、同時に主催側の企業と主催者の情報についても省かずに書いて下さい。

件名は、全体の中でもできるだけ大きな文字で記載してください。

全てを記載を書き終えたら、次は本文です。

2.本文

　本文はセミナーの概要と主旨などの案内や、簡単に講師の紹介をするなど、セミナーを行う動機に触れます。

　特に記載する際に重要なのは、参加することで何を学習できるか、取得できるのかをはっきり記載することです。

　また他のセミナーと比較し、開催するセミナーとどういった点が違いがあるのか、その優れた点についても触れていきましょう。

　実際何か体験できることがあるのでしたら、それはどういったことかなど具体的な事を記しましょう、これはやってみたい、足を運びたいと思わせるのが要点です。

3.別記

　別記は、講演会の情報を記します。下記の情報を記載します。

　・講演の開催日時

　・会場の場所

　・アクセス情報

　・講演者の簡単なプロフィール

　また出欠確認の返信方法、参加募集の期限についても記しておいた方が安心です。

    別紙に最寄り駅から会場までの地図を載せたり、セミナーのサイトがあるのでしたら、アドレスやQRコードを利用して誘導するのも良いでしょう。

案内状として必要な3つの内容について

1.講師やセミナーの詳細

　セミナーに参加する側からすると、どのような事が学べるか、どんな人が講師なのかも気になってきます。

　初対面の講師なら、講師の情報はなるべく詳細に書きます。実績や経歴なども記載して下さい。

　セミナーの詳しい情報も大切です。概要、日時。場所といった基本的な情報は勿論ですが、参加費、定員数、当日の時間割りなどについても記載すると良いです。　

　また開始時間のみならず、終了時間についても記載しておくのも親切です。当日の予定も立てやすくなりますので、気楽に参加しやすくなります。

2. セミナーの目的　

    セミナーの目的は分かりやすく記すことが大切です。目標や目指す形をはっきりしておくと、すっきりした文章になります。

  更に詳しい内容を記したい場合は、別に資料を用意して添付したり、セミナーのサイトへ導くと良いでしょう。

3.セミナーへ応募する方法

    セミナーを開催する際は、基本的には事前受付が必要です。事前受付を行うことで、当日参加する人数を把握がしやすく、調整も容易となります。

 人数により、アンケート、特典、お土産などセミナーの当日に向けての準備がやりやすいです。

セミナーに応募する方法は、ここ近年の主流はサイトからです。他にも案内状にQRコードを載せて、そこからサイトに導いたり、アドレスが貼られている事例もあります。

しかし高齢者に向けたセミナーの場合は、webだけでなく、他の登録方法も考える必要があります。

内容を考える際に必要な２つの点について

1.セミナーの標的を明確にする

    まずはセミナーの標的を具体化して下さい。

  例えば株のセミナーを開催するなら、短期投資か長期かといった投資の戦略について学びたいのか、または銘柄の選択についてのセミナーなのかなど、限られた時間でどこまで触れていくのかを明確にしていきます。

　まだ株を購入したことがない初心者向けか、それとも収支を上げたいと考えている経験を積んだ人に向けたセミナーなのか、といった標的のレベルを想定しておくことで、参加者も選ぶ際の判断基準にできるでしょう。

2.セミナーの目標地点を決める

　セミナーの標的が決まれば、セミナーでの最終的な目標地点を決めます。　

　到着店の設定は、標的となっている受講者層が、セミナーの開催している時間の中でちゃんと理解できる範囲内であることが大切です。しかしあまりに情報の盛り込みが過ぎてしまったり、高度な内容ですと、受講者はついていくことが難しいです。

　セミナーの時間を考えつつ、現実的な目標地点を提案することが要点です。

セミナーの開催はレンタルスペースをお勧めします

セミナーや講習会、講演会で利用できるレンタルスペースをまとめています。
環境が良く、オーソドックスな貸し会場はもちろんですが、パーティースペースでセミナーや講習会など、様々な部屋タイプをご紹介しております。

 

まとめ

最後にFAQ方式で記事のまとめをします。