出来る上司は必ずやっている少人数会議(ミーティング)の驚くべきメリットとは?

少人数ミーティングのメリットややり方について

部課長クラスのマネージャーにとって、チームの生産性を最大化させる為のスキルは必要最低条件と言っても過言ではありません。会議や組織、グループは、チームの生産性を最大化させることができるのは3人~8人の少人数のグループと言われています。それはなぜなのでしょうか?

そこで今回は、出来る上司ほど必ずやっている少人数会議(ミーティング)の驚くべきメリットについてご紹介したいと思います。

少人数だと意思決定スピードが早い

少人数であればあるほど、意思決定スピードが早くなるのは当然ですよね。大人数だとだらだらと会議が伸びがちです。ただ、一人で勝手に決めるのは好ましくありません。独善的になってしまい、ミスも生まれやすいです。また、2人だと意見が割れたときに答えが出ず、対立関係になってしまい、かえってスピードは遅くなってしまいます。

したがって、少人数会議は最低でも3人が良いとされています。3人というのは、集団の最小単位で、話し手と聞き手、そして客観的にそれを眺める人、できれば、上司、担当者、プラスαの3人組が良いです。

「3人寄れば文殊の知恵」と、先人たちも言っています。

平凡な人でも三人が協力すれば、よい知恵が出るものだ。

三省堂 大辞林 より引用

 

ブレストやアイデア出し会議では人数が多いほどアイデアの数が減り、そのうえ質まで落ちる

大人数のほうがアイデアだってたくさん出て来ると思いがちですが、実はそうではないんです。大勢の人数が集まると、単純に自分以外の人がしゃべっている時間が多くなることによる機会損失と、大人数が集まったことによる特有の雰囲気から、意見が言いずらくなってしまいます。そんな雰囲気が、創造性にブレーキをかけてしまうんです。これは皆さんも経験がおありかと思います。

「私が言わなくても誰かが言ってくれるだろう」そういった雰囲気に包まれてしまうものです。

逆に少人数だと、フットワークが軽く、自分が話さなければ議論が進まない、進めざるをえない状況になるため、スピード感をもってプロジェクトを進めることができ、モチベーションも上がります。良い案も出しやすくなります。

判断に迷うことがあれば、自分ひとりで抱え込んで考え過ぎたり、いちいち定例会議にかけるのではなく、すぐに上司や関係者に確認をする。そして、その場でどんどん意思決定をしていく。

これができるようになれば、チームの意思決定回数は劇的に増加します。現場のメンバーも何でもかんでも定例会議で意思決定するのではなく、少人数ミーティングをフル活用することで、チームの生産性は確実に向上するのです。

 

最大でも8名が良いとされている理由とは?

スパン・オブ・コントロールという考え方が経営学にはある

スパン・オブ・コントロール」とは、1人の管理者が管理可能な部下の数には限度があるという考え方です。元々は軍隊において部隊を編成する際の概念で、概ね管理可能な人数は最大でも10名程度とされているようです。

「最適なチームの規模は、食事がピザ2枚で足りる」人数であるという2枚のピザ理論をAmazon.comのジェフ・ベゾス氏が提唱しています。人数でいえば、多くて8名程度が適正数だとおっしゃっています。

したがって、多くても8名での少人数会議をバンバン行うべきだと考えます。

なぜ全体会議や定例会議はダメなのか?

定期的にメンバー全員が集まる定例会議(全体会議)は、週1回が限度です。

定例会議を週1のペースでおこなうと、「あーこの案件は明後日の定例会議で議論しよう」と思ってしまい、ホウレンソウが遅れがちになってしまうデメリットがあります。

一応みんなの意見も聞いておこう」などという理由で、いちいち定例会議にかけていては、時間とコストがかかるだけでなく、自らの意思決定責任から逃れようとしているだけ。

その結果、人件費のコストが膨らむとともに、意思決定スピードが落ち、担当者意識も薄れるというトリプルパンチに見舞われます。

定例会議(全体会議)にかける必要があるのは、メンバー全員への意識の共有性が高い場合のみで十分です。

少人数ミーティングの具体的な例

たとえば、新規事業の方向性について相談にきた部下に「これは、社長に確認しにいこう」と言って、部下を連れていってそのままミーティングを行えば、社長、部長、担当者の意識の統一がなされ、結果的に部下は、安心して新規事業に打ち込めるわけです。

部課長クラスだけでなく、担当者は必要に応じて即少人数ミーティングを実施することで、より多くのアイデアを集め、結論を導き出すことができます。

PDSAのサイクルはぐるぐると動き出します。

少人数ミーティングをするならレンタルスペース(貸し会議室)がおススメ

会議室が空いてなくて会議ができない。なんてことありますよね。なにも社内だけでおこなうのが会議ではありません。

オフサイトミーティングってご存知ですか?これは社内で行う会議とは違い、いつもとは違う場所、環境で会議を行うことにより、より良いアイデアが生まれやすいというミーティングです。

少人数ミーテイングをするのであれば、当日に予約が可能なレンタルスペース(貸し会議室)でオフサイトミーティングを行うのが最も効率的でアイデアも出やすいです。

おススメは、レンタルスペースのポータルサイト「くーある」です。

 

出来る上司は必ずやっている少人数会議(ミーティング)のメリットまとめ

いかがでしたか?少人数会議(ミーティング)のメリットは、

1、意思決定スピードが格段とあがる

2、素晴らしい意見が出やすく、人件費のコストも少ない

3、3人~8人の少人数が最も効果が期待できる

4、定例会議とちがい、集まる頻度を上げることができるので、PDCAのサイクルがぐるぐると回りだす

です。

やらない手はありませんよね。

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