会議を成功させるための準備に必要な4つのポイント

会議を円滑に進めるためのチェックリスト

会議を成功させたい

社会人になったら誰しもが通る道。それは「会議」です。
会議の主催者なら誰しもが会を成功させたいと思いますよね。

そのためには事前準備が大事だって知っていますか?
ここでは会議を成功させるために必要な、事前に用意する物や段取りについてご紹介します。

会議を成功させるために必要なチェックリスト

チェック1:失敗しないために会議の目的を考える

一言で会議といっても、目的は様々です。あなたは目的を理解していますか?
会議は、大きく分けて以下の6つの種類があると言われています。

  • 連絡・報告
  • スケジュール調整の為
  • アイデア、企画出しの為
  • 問題を発見するための
  • 問題を解決するための
  • 教育・コーチングのための

それぞれの会議の目的によってアプローチの仕方や準備の仕方が異なってきます。
「とりあえず会議の為の段取りを」「とりあえず会議室を押さえる」という考えでいると、失敗しやすくなります。
何のために会議をするのか?目的は何なのか?を考えてから会議に臨みましょう。
また、主催者が別の人であれば、会議の目的をよく確認しましょう。

チェック2:資料は人数分用意されているか

当日の参加人数は事前に確認し、必要な資料があれば人数分必ず用意するようにしましょう。
また、急に追加の参加者が増える可能性も考えられます。
予備の資料を用意しておくようにしましょう。

円滑に進めるためのポイント

「こんな補足資料必要かな?」と、気になった事はありませんか?想定される補足資料は出来るだけ用意しておくようにしましょう。急に「君、このデータの根拠は何?」と、聞かれることがあります。補足資料が無いと、最悪会議が中断したり、全く別の話に脱線してしまう事もあります。逆に、補足資料を用意しておくことで円滑に進めば大成功という事になるかもしれません。

チェック3:会議の流れをイメージしておく

目的や資料の準備が出来たら、どのように会議が進んで最後どのように終わるか、簡単にイメージしておくといいです。
イメージすることで本番で緊張する事も減りますし、次に紹介するような会議で道具があった方がいい事に気づくかもしれません。

チェック4:会議に必要な道具は何があるか

会議を円滑に進める上で、道具が必要になることがあります。
例えば、パワーポイントの資料を表示するためのプロジェクターや、会議を行いながらインターネットを使って調べ物をする、遠方の参加者と会議をするためにSkypeを使う、ホワイトボードで複数人で記入するため複数のホワイトボードマーカーを使う などです。
会議の流れをイメージしておくことで、意外な道具があった方がいい事に気づくかもしれません。
とはいえ、自社の会議室ではこれらの道具が完全に揃わない事もあります。
そういった時には、貸し会議室の利用を考えてみることもいいと思います。レンタルスペースの紹介サイト「くーある」では、すぐに予約出来る貸し会議室を多数ご紹介しております。おしゃれな貸し会議室を格安で予約出来ることもあります。
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会議を成功させるための準備まとめ

いかがでしたか?
会議を成功させるといっても、コツを押さえておかないとなかなかうまくいかないものです。
会議の前に、ここでご紹介した4つのチェック項目(目的・資料準備・イメージ・道具)をチェックして、失敗しないように会議に臨んでいただければと思います。

あなたの会議の成功を、心よりお祈りしております!
それでは!

 

 

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