適切な貸し会議室の探し方とは?基本的な4つのチェックポイント

適切な貸し会議室の探し方とは?基本的な4つのチェックポイント
会議やセミナー・講習会など、利用目的によってレンタルする貸し会議室は異なります。しかし、どのような理由であろうと、貸し会議室を借りるときにチェックする基本的なポイントは同じです。
今回は、貸し会議室やレンタルスペース・貸しスペースを借りるときに必ずチェックすべき項目についてまとめましたのでご覧ください。

貸し会議室選びの基本的な4つのチェックポイント

会場をレンタルする場合に押さえておきたい基本的なチェック項目は以下の4点です。

参加人数(収容人数)

貸し会議室を選ぶときは、参加人数+荷物置き場(設備・機材を含む)を考え、ゆとりをもった人数で会場を予約しましょう。
会議を開催する場合、話し合いに参加する人だけでなく、会議のサポート役の人たちを合わせたトータルの人数を把握し、その人数・規模に見合った会場の広さを予約する必要があります。貸し会議室には、少人数(数名)で利用できる小規模の会場から、大人数(数百名)に対応した大規模の会場まであります。参加者数ギリギリの広さで予約してしまうと、会場によっては荷物の置き場がなかったり、窮屈なスペースになりアイディアがうまく出なかったり…。環境によって、せっかくの議論もいまいち盛り上がりに欠けてしまう可能性があるため、広さには余裕をもって会場を選んだ方が無難です。

また、机の並べ方を変えたいなどセッティングの要望がある場合は、参加人数だけでなく、やりたいテーブルレイアウトが可能かどうかを調べる必要があります。会場によっては、参加人数よりも広い会場を選ばなければならない可能性もありますので確認する必要があります。ホームページなどを見て分からない場合は、直接会場へ問い合わせしてみましょう。
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交通アクセス

会議の開催場所は、駅から近く多方面からアクセスが良い場所が好まれます。しかし、大きくて便利なターミナル駅付近は比較的コストが割高です。駅から離れれば離れるほど、料金が安い会場は増える傾向にあります。
東京エリアは駅の数が多く、会議の開催場所になる貸し会議室やレンタルスペースも山のようにあります。その中からどこの会場を選ぶかで参加者の集まりやすさ満足度が決まります。
予算や会議の内容(会議の規模・内輪だけの会議なのか外部の人を招く会議なのか、など)を比較して開催場所を決めることが大切です。

利用料金

貸し会議室・レンタルスペースは、会場によって料金体系が異なります。1時間100円からリーズナブルに借りられる所もあれば、3時間パック・一日貸し切りなど、長時間のレンタルで安くなる会場もあります。
コストは大変重要な点ではありますが、先に述べたようにどのような会議であるかを踏まえ、アクセスのしやすさも考慮して決める必要があります。

設備・備品

貸し会議室には、会議に必要な設備や備品がレンタル品として用意してある会場が多くあります。有料ものから、無料で貸し出しまたは会場に予め備え付けてあるものまであります。
会議で使う予定の備品が会場使用料金に元々含まれリーズナブルに利用できる会場もありますので、会場を予約する時には使用設備も一緒にチェックしておきましょう。
最近は会議でパソコンを使用する人が増えていますので、プロジェクターやホワイトボードだけでなく、Wi-Fiが使えるか、電源タップ・コンセント・延長コードは人数分あるかも調べましょう。

事前に会場のルールを確認しよう!

貸し会議室やレンタルスペースを利用する時は、必ず事前にその会場の使用ルールを読む必要があります。会場の入退場時間や、ゴミの後始末のルールなど、守るべきマナーを知って気持ちよく使いましょう。
「貸し会議室」というと、会議やセミナー・講習会などの利用に目が行きがちですが、パーティやテレビゲーム・ボードゲーム会などの各種ゲーム大会、読書会や朗読会など、多方面の趣味やサークル活動にも利用できますので、是非新しい活用方法を探してみてはいかがでしょうか。

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