今年も寒くなってきました。年末も近づいてきて、幹事さんはそろそろ忘年会の準備に取り掛かる頃でしょうか。
コロナ渦の中、不特定多数の人が集まる居酒屋などで忘年会を開催するのはちょっと怖い。参加者だけで集まれる良い場所なんてあるの？と場所選びに悩んでいませんか？
本記事では、そんな幹事さん必見！コロナ渦でも大丈夫。レンタルスペースの貸切・個室で忘年会におすすめの場所をご紹介いたします。
幹事必見！やることリスト
幹事になったらまずは
- 日程を調節する
- お店を選ぶ
- 下見に行く
- お店の予約をする
- 案内メールで最終的な出欠確認をする
- 事前に会費を集めておく
- 席順を決める
- 二次会のお店の候補を決めておく
大まかですが、この流れで準備を進めていくと良いでしょう。
忘年会の日程はいつ頃？予約時期は？
統計的には12月中旬に忘年会を行うことが多いそうです。年末になると何かと忙しくなったり、仕事も立て込んでしまうことも多く、皆で集まる忘年会は中旬に済ませておこう！となる企業が多いのでしょう。
忘年会を参加するメンバーにいつ開催するのが都合が良いか？職場なら例年はいつ頃行っていたのか？など、幹事さんは事前に調べておくと良いですね。
12月中旬に賑わうのであれば、各お店にはこの1～2週間前くらいの期間に予約が殺到するということになります。
それを踏まえると、気に入った場所があるのであれば1か月前くらいには予約しておくことをおすすめします。人気店や大人数での開催なら2か月前でもいいかもしれません。
とりあえず開催場所を押さえておいて、当日までに確定人数や食事の手配、催し物などの細かいことを決めていけばいいのですから。
今年の忘年会は貸し切り＆個室がいい
そもそも忘年会は居酒屋で！という風潮は、ハッキリ言ってコロナ渦中では安全に楽しめないですよね。
また緊急事態宣言が出されて、予約していた居酒屋が休業になってしまった！なんてことにもなりかねません。
レンタルスペースは基本的に「完全予約制」「貸し切り・個室」です。
身内だけで集まれるのはもちろん、キッチンや水回りの設備も整っていたり、食材の持ち込みオッケー、ケータリングサービスを行っているスペースもあります。
また、参加者の人数に合ったスペースを選べるので人数制限することなくみんなでワイワイ楽しめます。
いよいよ本番！忘年会当日の動き
幹事さんが当日にすることは３つ！
①参加者に乾杯時のドリンクを聞いておく
②挨拶や司会進行
③写真撮影
①．参加者が全員そろったら挨拶⇒乾杯となります。
幹事が事前に個々のドリンクをメモし注文しておくことで、気持ちよく乾杯ができ楽しい忘年会がスタートできますね。
②．始まりの挨拶は上司がするパターンが多いかもしれませんが、その後の進行や場を盛り上げるなどは幹事の腕の見せ所です。楽しい忘年会にするために、盛り上げる所、締める所のメリハリがあると良いですね。
③．忘年会ではお酒の効果か、いつもは寡黙な人の砕けた笑顔や参加者の良い表情が自然と溢れますよね。そんな機会を逃さず、記念に残る１シーンを写真におさめておきましょう。
翌日には撮った写真の共有ができると、楽しかった余韻がずっと味わえます。
忘れちゃダメ！忘年会の翌日以降にすること
１．会計報告
これは会社での忘年会に限ると思いますが、翌日には会計報告をしましょう。遅くても３日以内にすることが望まれます。
２．返金や追加徴収
徴収した会費が支払いピッタリになっていれば会計報告のみで大丈夫ですが、もし大幅に残金が残っている用なら人数で割って返金するか、少額なら次回の飲み会費用に繰り越しという形にするのが妥当です。
追加徴収がある場合は、できるだけ早く参加者に伝えて支払ってもらいましょう。
３．口頭かメールでのお礼
上司にはなるべく直接会ってお礼を伝えるのが望ましいです。参加者にもお礼のメールをすることで、次回の飲み会も快く参加してもらえるようになるのではないかと思います。
レンタルスペースを借りるメリット
上記でもお伝えしましたが、基本的にはレンタルスペースは「完全予約制」「貸し切り・個室」です。
感染対策に重点を置きたいこの状況下には、身内だけで貸し切って使える場所の確保ができることは最大の利点ではないでしょうか。
また、幅広い用途・大きさのレンタルスペースがあるので、人数によって色んなタイプのお部屋から自由に選ぶことができます。
忘年会を盛り上げるためのオプションも充実しています。カラオケやボードゲーム、室内キッチン、バーカウンターなど、お好みのオプションをチョイスしてもらうと、より楽しい時間を演出することができます。
居酒屋では味わえない充実度が、レンタルスペースでは可能になりますよ！
レンタルスペースポータルサイト「くーある」では、少人数から大人数、様々な用途に利用できるレンタルスペースを幅広く取り扱っています。
各スペースの雰囲気も多種多様！忘年会や鍋パーティーに利用できるスペースをまとめてみました。
お好みのお部屋をチョイスしてみてください。
たとえばこんな感じ・・・
秘密基地のようなおしゃれなバーや
白を基調としたフランス風一軒屋カフェ
和にこだわった茶室＆ダイニングなんかも
このように様々なお部屋がございます。お気軽にお問い合わせください。
教えて！レンタルスペースに関するQ＆A
忘年会の利用におすすめのレンタルスペースまとめでご紹介しております。大人数から少人数まで、忘年会の参加人数や予算に応じて最適なレンタルスペースを利用することができます。
レンタルスペースでは感染防止対策を徹底しております。ご安心ください。
鍋パーティーにおすすめのレンタルスペースまとめにてご紹介しております。
カラオケの機材やマイクやスピーカーなどの音響設備、余興に必要な機材を無料でレンタルできるスペースもございます。 お問合せください。
忘年会を成功させるには
忘年会を成功させる秘訣！それは幹事さんの心配りがどれだけ参加者に寄り添えたか？です。
どれだけ張り切って企画したとしても、参加者が楽しめていなければ空回りしただけで終わってしまいます。
会場は広すぎず狭すぎず、ちょうど良い広さか？参加者がリラックスできているか？会話は弾んでいるか？食事やお酒の提供が足りているか？などの心配り＝幹事さんの優しさが会全体の雰囲気となって、参加者の満足度にもつながります。
今年の忘年会は安全・安心な「貸し切り・個室」のレンタルスペースを利用されてみてはいかがでしょうか？
この記事を書いた人
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レンタルスペースを誰でもかんたんに検索・予約できるポータルサイト「くーある」を運営しています。
・レンタルスペースを貸切して活用するためのお役立ち情報
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