セミナーを開催したい！初めてだから必要な準備と段取りを教えてほしい

円滑な開催には準備・段取りが重要

セミナーを円滑に開催するためには、事前の準備や段取りが非常に重要です。ここでは初めて開催する場合を想定し、どのような準備や段取りを行えばよいのかについて解説していきます。

セミナー開催のために必要な段取り

1　骨子を決める

まずはセミナーを開催するためのベースとなる部分を明確にしておく必要があります。どのような目的があって開催しようとするのか、どういったメリットを得るために開催するのか、この点を一番最初に明確に設定する必要があります。

開催する目的が明確になったら、次にどのような内容で行うのか、メインとなるテーマを決めることになります。テーマ設定に関しては、開催の目的を効果的に果たすことができ、かつ、自社やツテのある講師が伝えられる内容に設定する必要があります。

また、メインテーマの設定と同時に、どのような層を対象とするのかを決める必要もあります。この部分は、テーマ設定と同時並行で進めていくことになり、片方が決まれば、もう一方はおのずと絞り込まれてくると言えるでしょう。

2　具体的な部分を決定する

日程や費用、参加者の定員、会場や講師の選択など、具体的な部分を決めていきます。

定員や費用についてはどのように設定するか悩みどころではありますが、同業他社が行っているセミナーの規模や費用などが参考になります。

会場は参加者の定員が決まれば、候補をある程度絞り込むことが可能になります。できるだけ便利な場所にあり、雰囲気の良い会場を選択したいものです。

会場探しは悩みのタネとなりやすいですが、おしゃれで使いやすい貸し会議室やレンタルスペースを紹介している「くーある」は、非常に使いやすいですので、会場探しにとてもオススメです。

3　告知や集客を行う

具体的な内容が決まったら、告知などを行い集客を行うことになります。

自社のホームページに開催についての告知を出したり、SNSなどに広告を出すなどして、参加者を集めることになります。告知期間が長いほど人は集まりやすくなりますので、ある程度時間的な余裕をもって告知を行っていく必要があると言えるでしょう。

集客がうまくいき、予定の定員よりもたくさん集まりそうな場合には、会場を変更してより大きな規模で開催するという選択肢もあります。

4　当日に向けて詳細を詰める

具体的な内容が決まった段階で、告知や集客を行っていくことになりますが、同時並行で以下のような当日に向けて詳細の詰めを行っていく必要があります。

当日に用いる資料の作成
当日のタイムスケジュールの作成
会場やスタッフの配置図の作成
受付対応をどのように行うのかの決定
当日までのキャンセルや遅れてきた場合の対応の決定

上記の5点については、詳細を詰めていく上でも非常に重要ですので、しっかりと決めておく必要があります。

セミナーを開催する上で特に大変なのが、参加者への細かな対応です。事前に参加予約をしていても、当日に連絡なくキャンセルをされたり、開始時刻に遅れて参加してくるといったことは日常茶飯事です。

そういった場合に、どのように対応するのか、その点をしっかりと決めておくことで、円滑に進行していくことが可能になります。

予想外の事態を想定した準備を

セミナー開催のための準備について書いてきましたが、当日までの段取りにおいては、予想外の事態が起こることを想定しておくというのが一番のポイントです。

上で書いたような流れで準備を進めつつも、「当日に雪で電車が止まったり、講師が病気でこれなくなった場合どうするのか」など、最悪の事態まで想定して対策を考えておくことで、盤石の態勢で当日を迎えられるようになると言えるでしょう。

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