使いたいときに使いたいだけ借りられるレンタルスペース。ビジネスにプライベートと用途も幅広く、便利な上に経済的なお役立ちスペースとして大人気です。
しかし、
「安けりゃどこでもいいや」
「何となく良さそうだからココにしようっと」
なんて基準で選んだら大変なことになるかも！
そこで今回はレンタルスペースを選ぶ際の注意点と、正しいレンタルスペースの選び方についてご紹介していきましょう。
失敗に注意！レンタルスペースを選ぶ極意とは
会議にセミナー、イベントにパーティーと何でもござれの便利空間・レンタルスペース。
「空き部屋を貸し出したい」「使いたいときだけ場所を借りたい」という貸し手・借り手のニーズが合致し、昨今は全国各地で数を増やしつつあります。
一般的な会議室・イベント会場の多くが1日貸切・高額料金なのに対し「1時間から」「30分から」など時間を刻んで借りられる点も経済的で嬉しいですよね。
しかし！「経費を抑えたいから、できるだけ安いところがいいなあ」と料金を基準にスペースを選ぶと
- テーブルと椅子が無くて何もできない
- 狭すぎてギュウギュウ
- 掃除が行き届いてなくてホコリっぽかった
など、設備・管理面で他の施設に劣る場所に当たってしまいかねません。
また、「紹介写真がオシャレ！何か良さそうだからここにする〜」と感覚的に選んでしまうと
- 隠れ家みたいなところにあって分かりにくい
- いらない設備は付いているのに欲しい設備が付いていない
といった落とし穴にハマってしまうかもしれません。
これがもし他部署・社外の人を呼んでの会議やセミナーだったり、多くの人を呼んでのパーティーやイベントだったら…大失敗に繋がってしまいます。
こういった失敗を防ぐには、いかに用途に合った場所を選べるかが重要です。
用途に合ったレンタルスペースを選ぶ4つのポイント
レンタルスペースを選ぶなら「用途に合った場所」がベスト…とはいえ、
「会議にピッタリなレンタルスペースって具体的にどんなとこ？」
「イベントができるレンタルスペースってどう見極めたらいいの？」
具体的なポイントがハッキリしてないと、どんな場所を借りればいいかピンと来ませんよね。
そこで、用途に合ったレンタルスペースを選ぶ4つのポイントをリストアップしてみました！
用途に合った設備・環境が整っているか
まず最も重要なのが「用途に合った設備・環境」です。
例えば会議やセミナーを開催するなら、
- パソコンや筆記用具を使う→テーブルと椅子が必要
- パソコン、スマホを使う→電源、ネット設備が必要
- 複数の人に資料を見せる→ホワイトボードやプロジェクターが必要
といった点を押さえる必要があります。
また飲食を伴うパーティーの場合はキッチンや食器・カトラリー、冷蔵庫の有無も重要です。
特に食器の持参は重い・割れるといったリスクがあるため、備え付けのスペースを選ぶのがベストです。また足の早い食材を持参する場合、冷蔵庫もマストアイテムと言えるでしょう。
さらに写真・動画撮影やダンス教室の場合は照明・音響、防音設備や姿見鏡もあると便利です。
スペースを探す前に、どんな設備・環境が必要か書き出しておきましょう。
参加者にとって良い立地かどうか
次に大切なのが「参加者にとって良い立地」であること。
例えば遠方から電車を乗り継いで来る人や学生が参加者だった場合、駅から近い場所を選べばとても便利ですよね。
さらにスペース周辺の土地勘の無い人が集まる場合は、近くに有名なランドマークがあればグッとたどり着きやすくなります。
一方で車移動が基本の参加者が多い場合は、駐車場の広い場所・大通りに面した場所が喜ばれます。
レンタルスペースの立地はどんな人が来るかを考えて選びましょう。
空間の広さ・部屋数が適当か
設備、立地と並んで「空間の広さ」も重要です。前もって参加人数全員が余裕を持って入れる広さかどうか確認しておきましょう。
しかし、そうは言っても
「大は小を兼ねる！とにかく広いところを借りとけば大丈夫でしょ」
と無闇に大きな場所を借りるのはオススメできません。
特にビジネスの場合だとコストがもったいないですし、イベントやオフ会の場合せっかく広い部屋を用意したのに数人しか来なかった…なんてことも考えられます。
できればあらかじめ参加人数をキッチリ確認し、人数に合った広さのスペースを選ぶようにしましょう。
さらに、場合によっては部屋数も複数必要になります。
イベントの場合は備品を置くスペースやスタッフの控室として、撮影の場合は更衣室がないと大変です。実際の運営の様子を想像しながらスペースを選んでいきましょう。
利用規約・禁止事項がどうなっているか
最後に、意外と忘れがちなのが「利用規約・禁止事項の確認」です。
食べ物を持ち込むなら飲食OKかどうか、写真や動画の撮影もOKかどうか見ておきましょう。女性やブーツを履いてくる可能性のある人が多い場合は、土足厳禁かどうかもリサーチしておくと良いですね。
また、キャンセル料についても事前に確認しておくべきです。キャンセルは何日前までOKか、キャンセル料はいくらか、そもそもキャンセル料はあるのか等、もしもの時のために必ず見ておきましょう。
用途に合うレンタルスペースをカンタンに探す方法
ここまでレンタルスペースを選ぶポイントを挙げてきましたが、
「このポイント全部確認しながらスペースを選んでいくの？めちゃくちゃ大変じゃない？」
とお思いの方もいるのではないでしょうか？確かに、これだけのポイントを全部目を皿のようにして確認していくのは大変ですよね。
また内装や設備、広さといった情報は必ずしも分かるように公開されているとも限りません。しっかり選んだつもりだったけど、実際に行ってみたら全然違った…なんてこともありえます。
こんな時に便利なのが「ポータルサイト」です。
ポータルサイトなら条件を指定して検索できる
全国に数多く存在するレンタルスペース。その中から自分に合うものを探すには、条件指定検索のできるポータルサイトを使うのがベストです。
- 用途
- スペースのカテゴリー
- 立地エリア
- 利用可能人数
といったポイントを絞って、自分の用途に合ったレンタルスペースを全国の主要都市・人気エリアから探すことができるんです。
もちろん「レンタル料金」「利用日」など基本的な情報も絞って検索できるので「せっかくいいスペースを見つけたのにメチャクチャ高い！」なんてことも起こりません。
詳細情報も事前に確認OK
さらにポータルサイト「くーある」の利便性は「詳細情報の見やすさ」にもあります。
「くーある」ではすべてのスペース紹介ページで詳細な内装画像が掲載されているため、利用後の「思ってたのと違う！」が発生しないよう工夫されています。
また画像以外にも、設備に関する情報・料金プランや…
利用規約、キャンセル規定といった重要な情報もキッチリ載っており、用途に合ったレンタルスペースを選ぶのに非常に役立つ内容になっています。
「手っ取り早くいいスペースを探したい！」「絶対失敗したくないから、よく調べて予約したい！」という時に、ぜひ活用してみましょう。
まとめ
用途に合った場所を選ぶことが大切です。そのためには、
①用途に合った設備・環境が整っているか
②参加者にとって良い立地かどうか
③空間の広さ・部屋数が適当か
④利用規約・禁止事項がどうなっているか
この4つのポイントを押さえましょう。
レンタルスペースポータルサイトで条件指定して検索しましょう。
「くーある」では全国各地の主要都市・人気エリアをカバーする他、内装設備や料金・プラン、利用規約などの詳細情報を見やすく公開しており、利用後の「思ってたのと違う！」が発生しない工夫が凝らされています。
レンタルスペースは様々な催しに使える非常に便利な場所です。
あなたの開く催しが大成功するよう、しっかりポイントを押さえて用途に合ったスペースを選びましょう！
この記事を書いた人
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レンタルスペースを誰でもかんたんに検索・予約できるポータルサイト「くーある」を運営しています。
・レンタルスペースを貸切して活用するためのお役立ち情報
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