セミナーを開催する上で注意したい最低限のマナーとは？

セミナー開催にはマナーがある

セミナーの開催においては、参加してくれる人たちに不快な思いをさせないよう押さえておきたい最低限のマナーがあります。ここではそういったセミナー開催におけるマナーについて具体的に紹介いたします。

満足度は内容だけでは決まらない

参加者の満足度というのは、講師の話す内容によるところが大きいと思われがちですが、主催する側がしっかりとした運営ができていたかどうかも、大きく関係してきます。

参加する側の視点に立った親切な運営が行われていたかどうかも、満足度に大きく関係するということができます。

実際のところ、内容が充実しているセミナーというのは、運営もしっかりしていることが多いものです。参加者の視点に立った親切な運営において、押さえておくべきポイントがいくつかありますので、重要な部分をしっかりと押さえておくようにしたいものです。

当日までの流れで注意すべき部分

・入金確認後のお礼の連絡

参加費を銀行振り込みで事前に入金してもらう場合、入金確認が終わったら、お礼もかねてメールなどで連絡をするということは必須です。

常識的に考えると、入金確認が終わったらその旨の連絡をするのが普通ですが、ごくまれに入金確認の連絡が来ないケースなどもあり、このような場合、参加者はとても不安になります。

たった一通のメールを送り忘れるだけで印象がかなり悪くなりますので、忘れずに送信する必要があります。

・当日受付での対応

当日、参加者が来場された時、しっかりと笑顔で挨拶をし、その後の誘導をわかりやすく行うことが重要です。

参加者にとっては受付スタッフは、一番最初に接することになるため印象に残りやすいです。受付スタッフの対応が良いと、その後の印象も良いものになります。

参加者は会場のことなどよくわかっていないのが普通ですから、受付後に丁寧に席誘導などを行うと良いです。スタッフが丁寧に誘導してくれれば、それだけ参加者の不安も和らぎます。

会場は参加する人にとってはアウェーのようなものですから、スタッフの対応が親切だと、イベント全体への印象も非常に良いものになりやすいです。

・開始前のコミュニケーション

小さな会場であれば、開始前に講師と参加者が軽くコミュニケーションをとるのも有効です。参加者は講師の話が聞きたくて参加するので、直接会話できる経験というのは非常に貴重だからです。

ただ、この時に講師が知っている人とばかり話していると、初めての人には疎外感を与えかねないのが難しいところです。

ですので、いろいろな人と話す時間が取れないようであれば、講師は開始時間まで会場に入らないほうが無難と言うこともできます。

・後日のお礼の連絡

後日のお礼の連絡というのは必須のマナーというわけではありません。ですが、開催後にお礼の連絡など入れることによって、参加者の印象は良いものに変わります。

いろいろなセミナーなどに参加しても、後日のお礼の連絡を行っているところはそれほど多くありません。なので、お礼の連絡を入れることによって、同業他社から少しだけ抜きんでることができます。

お礼の連絡時には、他のイベントや情報についての案内を自然に行えるという点もメリットの一つと言えるでしょう。

参加者の視点に立つことが何よりも大事

参加する側の視点に立ってみると、行ったことのない場所で、大勢の知らない人に囲まれて話を聞くわけですから、大なり小なり不安が付きまといます。

そういった参加者の不安をいかに和らげることができるかが、運営する側が注意すべき部分と言えるでしょう。こういった参加者の視点に立った丁寧な運営を心がければ、きっと満足度の高いセミナーが開催できるようになるはずです。

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どの駅でセミナーを開催すべきか？
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くーある編集部

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