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会議への遅刻は迷惑行為 わかっていても遅刻してしまうのはなぜ？
自分にメリットがなく、参会者に迷惑をかけてしまうとわかっているのに遅刻してしまう…
気づいたら、遅刻癖がついていませんか？
遅刻する理由は大きく分けて、外的要因と内的要因の2つがあります。
外的要因：交通機関で遅延があった、体調不良など
内的要因：時間にルーズ、時間を守るのが苦手など
会議の開始を待つと、時間通りに参加してくれた人の時間が無駄になってしまいます。
その結果、参加者全体のモチベーションが下がってしまい、中身のある議論ができなくなってしまうことにも繋がります。
しかしながら、定刻通り始めると、遅れてきた人が来たときにこれまでの内容を伝える必要があり、二度手間になります。
参加者の遅刻を防ぐには、どのような対策方法があるのでしょうか。
会議の主催側ができる遅刻を防ぐ3つの方法
1 会議の日程を事前に無理なく設定する
参加者はそれぞれスケジュールが決まっています。
あと5分後にミーティングをする、明日の午前中から会議を行う、このように急なスケジュールを組むと、やむを得ず遅刻をしてしまうこともあるでしょう。
会議の日程は、参加者のスケジュールから無理なく出席できる日程で予め調整することが大切です。
また、会議を始める時間は夕方より、10時～12時までといった午前中の早い時間に行います。
午前中は集中力がある時間帯です。
外出予定を入れる人も比較的少ないことから、会議に参加しやすい時間といえます。
2 会議の日程と会場、持ち物を事前に通知する
遅刻してしまう人の中には、移動にどのくらい時間がかかるか、など時間の見積もりが苦手な方がいます。
移動時間を確認したり、必要なものを準備する時間を与えることで、参加者は余裕をもって会議に備えることができます。
連絡事項を見ていない可能性もあるので、通知を送ったら参加者に連絡を見たか確認するのもいいでしょう。
3 会議に遅れた場合のペナルティを決めておく
ここでのペナルティは、評価が下がったり、減給になるなど厳罰のようなものではありません。
遅れた場合は、最後の片づけを手伝ってもらう、全員の飲み物を買ってきてもらうなど、しこりが残らず、参加者同士でコミュニケーションが取れる方法が良いでしょう。
会議に遅れて参加すると、時間通りに来た参加者から白い目で見られることもあります。
険悪でぎすぎすしたムードは会議にとって良くありません。
こういった不穏な空気を払拭し、会議へのモチベーションを上げるためにも、ちょっとしたペナルティはお勧めです。
参加者側ができる3つの遅刻対策
1 まず、遅刻することによるデメリットを知ろう
電車が遅れていた・車が渋滞していた・場所を間違えてしまったなどは、事実であっても言い訳に聞こえてしまい、自分で考えている以上に信頼を損ねてしまいます。
会議での発言が良いものであっても、相手からの信頼が下がっている中では良い会議にはならないでしょう。
ビジネスの場においては、時間を守れるかどうかは仕事ができるかどうか判断される材料にもなります。
信頼をなくすのは簡単ですが、取り戻すには多くの時間がかかります。
2 前日までに確認すべきこととは？
ここでは、遅刻しないための事前に確認するべき7つの項目をまとめました。
当日余裕をもって会議に参加するために、前日までには確認しておきましょう。
3 当日遅れないためにできること
天候の乱れやちょっとしたトラブルで、予想していたより遅れてしまったことはありませんか？
会議には時間の余裕をもって向かいましょう。
ちょっとした時間の遅れは、余裕をもって行動することで遅刻することなく会場まで到着できます。
それでは、どのくらいの早く行動すれば良いのでしょうか？
絶対に遅れられない場合は1時間前行動がおすすめ
時間通りに到着すると、会議室近くのカフェで資料を見直したり、コーヒーを飲んで気持ちを落ち着けることができ、精神的にも余裕をもって会議に臨めます。
常に心掛けておきたい！心に余裕が持てる10分前行動
10分前行動をすることで、ちょっとしたトラブルで慌てて会議に向かったり、ギリギリに駆け込むようなことが防げます。
少し早く会議に到着することで、参加者同士のコミュニケーションが図れる、資料や筆記用具、パソコンを立ち上げるといった準備を整えて会議に参加することができます。
お手洗いにいって、気持ちを切り替えることも大切ですね。
会議に遅刻することは、自分だけではなく、参加者全員に迷惑をかけてしまう行為です。
自分の評価や信頼がガクッと落ちてしまうきっかけにもなってしまうのは、とても怖いですね。
遅刻をしないことは、会議などビジネスだけではなく、プライベートでも役立つスキルではないでしょうか。