会議を効率化する「アジェンダ」の意味と役割
会議におけるアジェンダとは、議題やタイムテーブル・出席予定者など、話し合いの基本事項をまとめた計画資料のことを意味します。よく「目次」や「レジュメ」とどう違うか分からないという声を聞きますが、「目次」とは 項目・題目などの順序を記載したもの、「レジュメ」とは議題や発表内容を簡潔に記載した資料のことをいい、アジェンダとは意味が少し異なります。
アジェンダの重要な役割は、参加者へ準備を促すこと・会議の目的や議論内容の明確化をすること・時間配分を周知することで、会議をスムーズに進める為に存在します。アジェンダはファシリテーターや議事録同様、会議を毎回円滑に進めるためのツールの一つとして利用されており、ファシリテーターはこのアジェンダを用いて会議を進行していきます。
アジェンダの書き方
会社でいきなり「次の会議のアジェンダよろしく！」なんて上司に頼まれてしまったら…困りますよね。前回のアジェンダを見せてもらえれば参考になりますが、基本のアジェンダの書き方も押さえておくとより安心です。ここではアジェンダの基本の書き方を学んでいきましょう。
会議名
まずはその会議の名前を記載します。商品開発についての会議なら「○○商品開発会議」など、その会議に合ったタイトルをつけます。定期的に開催されている会議の場合は「定例会議」でも良いですね。
開催日時・開催場所
開催日時と開催場所も記載しておきます。議事録の書き漏れがあった場合もアジェンダを見直せばすぐに分かり便利です。また、社外の人を招く際には地図表記を入れるなど開催場所を分かりやすく示す必要があります。
会議の目的
会議の目的はアジェンダの中でも重要なポイントになります。「新商品についての情報共有」や「○○デザインの決定」などといったその会議の目的を明確に記載します。会議はこの目的を軸に進めていきます。
参加者名
会議の参加者名も書きましょう。誰がどの議案に携わったか明確にしておくことで、会議後の仕事のやりとりをスムーズにすることができます。
議題と時間配分
議題と時間配分（タイムテーブル）を記載します。議題はなるべく詳細に記し、それに対してかける時間を考えます。時間は長すぎてもだらける原因になったり、短すぎても議論が中途半端になってしまう可能性があるので、長すぎず短すぎずの時間配分を考えることがポイントです。
会議の進行役
司会進行役（ファシリテーター）や議事録係の名前も必要に応じて記載しておきます。
配布資料・次回の開催場所・メモ欄など
会議で配布する資料や、次回の会議の開催場所を記載しておくと親切です。また、メモ欄が用意されていると参加者はメモが取りやすく便利かもしれません。
アジェンダの構成例
平成３０年９月定例会議
日時：2018年9月25日（金）10:00～11:00
場所：○○ビル５階会議室A
目的：今月の当社の業績について情報共有、…、…
配布資料：「平成30年度９月の当社の業績について」
参加者名：○○部長、○○係長、○○主任、○○
1.今月の当社の業績発表（15分）
メモ欄
2.…
メモ欄
3.…
メモ欄
次回会議開催予定
日時：2018年10月25日（金）10:00～11:00
場所：○○ビル５階会議室B
アジェンダのテンプレート・フォーマット
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アジェンダの出来が会議の出来を左右する
アジェンダは会議を進める上でその会議の道しるべとなるものです。ただ何となく作るのではなく、どのような会議にしたいか・どのような結論を導きたいか・その為にはどのような時間配分で進めれば良いかを想像しながら作ることが大切です。アジェンダの出来が会議の出来を左右するといっても過言ではありません。
今回のアジェンダの書き方を参考に、あなたなりのオリジナルのアジェンダを作ってみてはいかがでしょうか。
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