議事録・会議録とは？
議事録・会議録とは、会議の目的や打ち合わせの経過・結論など、会議の内容をを記録する文書です。社内会議や顧客との打ち合わせなど、議事録を残す必要がある場面は沢山あります。
この議事録を残す役目の人は、進行役（ファシリテーター）とは別の人が良いでしょう。
ファシリテーターとは？
議事録・会議録の必要性
会議や打ち合わせにおいて議事録・会議録がこれほどまでに重要視されているのは何故なのでしょうか？
議事録・会議録の必要性について見ていきたいと思います。
必要性その①不参加のメンバーへ会議の内容を伝える
会議に参加できなかったメンバーのために、会議の詳細を伝える術として議事録を利用します。議事録に目を通すことで、実際に参加できなかったメンバーも会議の内容がどのようなものであったか、結論はどのようになったかが分かります。
必要性その②参加メンバーの記憶ミスを防ぐ
会議や打ち合わせの流れ・決定事項などを詳細に残してある議事録は、会議後の参加者の記憶を補うツールになります。「あの時ああだった」「いや、それはこうだった」など、参加者同士の記憶の混乱を避ける手助けになり、仕事をスムーズにします。
必要性その③審議・決定の証拠資料
議事録・会議録は、その会議が行われた『証拠』になります。【いつ】【どこで】【だれが】【何を話し合ったか】が記された証拠資料は、上司に報告する際にもそのまま提出でき便利です。会社の重要な決定事項が、その会議で審議・決定されたことを証明する必要不可欠な証拠資料になります。
議事録・会議録の書き方とコツ
議事録に記載する基本事項には次のようなものがあります。
- 開催日時
- 開催場所
- 参加者
- 記録者
- 議事の目的
- 議事の内容（過程・結論）
- 次回会議の予定
その他、会社ごとに毎回記録している事項がある場合もあります。日時・場所・出席者・記録者・目的・次回の会議予定についての書き方は頭を悩ませる必要がありませんが、「議事の内容」についてはどのように記載すれば良いのでしょうか？
議事内容の書き方
議事の内容の記録の仕方には２種類あります。
一つ目は「会話文形式」で、二つ目は「要約形式」です。
【会話文形式】
話し言葉をほぼそのまま書いたもの。時系列で進んできます。
【要約形式】
内容を整理し、書き言葉を使ってまとめたもの。記述の順序は必ずしも発言の時系列と一致しません。箇条書き・略記にて簡潔にまとめることもあります。
議事内容の書き方のコツ
【議事内容をメモ・記憶・録音する】
メモは会議の内容を一字一句逃さないよう心掛けながら記録していきます。誰の発言か分からなくならないよう、自分なりのメモも忘れずに。どんな雑談や余談であれ、議事内容にかかわるものは全て記録します。
しかし、会話のスピードに付いていけずメモしきれかったり、後から思い出そうとしても誰が何を発言したか分からなくなりがちです。
そんな時は予め会議中の会話を録音しておくことをおすすめします。あれこれ周りに確かめるよりも確実に記録できます。ただし、最初から全て録音に頼るのはNG。時間がかかりすぎてしまうので、あくまでもメモを取った上で一部の確認の為に利用します。
【文を補完する】
もしメモの最中に会話の中で意味の通らないところがあれば、【】や（）を用いて発言を補完しておきましょう。後からまとめる際に分かりやすくなります。発言者の会話と補完した部分が分かるようにしておくことがポイントです。
【5W2Hを意識する】
会議で話し合った内容は、５W２Hを意識してまとめましょう。
-
- Who（誰が）
- What（何を）
- When（いつまでに）
- Why（なぜ）
- Where（どこで）
- How much（いくらで）
- How（どのようにするのか）
上記の内容を、自分なりの文章でわかりやすい書き方でまとめます。不参加メンバーにも会議の詳細が伝わりやすくなります。
議事録・会議録の例文
会議名：◯◯会議 議事録
開催日時：◯月◯日(水) 13:00～14:00
開催場所：◯◯会議室
出席者：◯◯部長、◯◯係長、◯◯主任
欠席者：◯◯主任（出張のため）
議事録作成：◯◯
テーマ：◯◯の決定について
決定事項：
・◯◯に決定する
議論内容：
・◯◯部長より◯◯の提案があったとのこと(◯◯係長)
・◯◯は◯◯を予定（◯◯主任）
懸案事項
・計画書は◯月◯日までに作成
・第二回「◯◯会議」の日時
◯月◯日(水) 13:00～14:00 ◯◯会議室にて
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