今回は、会議が始まる前・開始～終了まで・終了後の３つに分けて、会議で気をつけるべきマナーをご紹介します。
【出欠の返信】
会議の出欠は必ず期日までに返答しましょう。もし分からない場合はそのままにせず、担当者へ相談しましょう。
【開催場所・日時の確認】
会議室の場所や日付、何時から何時まで行われるのかをチェック。手帳やスケジュールアプリで、その時間は空けておきましょう。
【会議の内容を把握しておく】
会議が始まる前に、予めどのような話し合いが行われるのか下調べをしておきましょう。話の流れに全くついていけないと、メモをとったりアイディアを出すこともままならず時間が無駄になってしまいます。
【席順を確認しておく】
ビジネスマナーとして上座・下座の席は覚えておきましょう。出入り口から近い席が下座で、遠い場所が上座です。複数の出入り口がありホワイトボードがある場合は、ホワイトボードに近い席が上座になります。どこに座るか迷ってしまいそうな時は、あらかじめ先輩に訊いておくと良いでしょう。
【身だしなみのチェック】
髪の毛がボサボサ、服がシワだらけ…そのような身だしなみでは周りからの印象は良くありません。会議が始まる前に、全身鏡で身だしなみをチェックしておきましょう。また、会議中に席を立つことが無いよう、お手洗いは済ませておきましょう。
【開始５分前には到着する】
遅刻は厳禁です。せっかく身なりを整えても、遅刻するようでは周りからの信頼はガタ落ち…。会議開始５分前には到着し、必要であれば資料やテーブルレイアウトの準備を手伝い、上司や他の部門とのコミュニケーションを図りましょう。
【携帯電話をマナーモードに設定する】
会議中に着信音が鳴らないよう、携帯電話はマナーモードに設定しておきましょう。場合によっては、会議が一時中断しかねません。
【流れを把握する】
会議がどのような時間配分で進むのか、進行役や司会者の説明がある場合はしっかり把握しましょう。
【集中力を切らさない】
当たり前ですが、関係ない考え事をしていると話についていけなくなります。会話が分からなくならないよう、しっかり集中して取り組みましょう。
【会話の流れを切らない】
急に全く関係のない話をして、会話の流れを遮る行為はやめましょう。話が一段落し、タイミングの良いところを見極めることが必要になってきます。
【発言は簡潔に】
ダラダラと意見を述べることは、話の流れを断ち切ることになりかねません。要点をまとめて簡潔に話しましょう。
【姿勢は正す】
頬杖・足組み・貧乏ゆすりをしたりせず、背筋を伸ばして話を聞きましょう。
【撤収作業の手伝いをする】
退出時は原状復帰が原則ですので、片付けの手伝いは積極的に申し出ましょう。
【内容をまとめる】
会議で話し合ったことをまとめ、自分はどのように思ったか・こうしたら良いのではないかなど、気付いた点を記録すると、後から見返した時に会議中の会話を思い出しやすくなります。
【自分を見つめなおす】
会議の内容だけではなく、会議に対して自分の臨み方はどうだったかを見つめ直すことも大切です。
「本当はこう発言すべきだった」、「やり方によってはもっとアイディアを出せたのではないか」など自身の改善点を発見すると、生産性を高めることに繋がります。
【不明な点は早めに確認する】
会議の内容で不明な点があった場合は、早めに周りへ確認しましょう。後からだと記憶が曖昧になってしまい、訊いた側も訊かれた側も分からなくなってしまう場合があります。
会議は普段同じ部署で働いている人だけでなく、他部署や社外の人たちとコミュニケーションがとれるチャンスの場です。他者と積極的に関わることで、今後自分の仕事がしやすくなるような環境づくりを目指していきましょう。
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