「会議で意見を上手くまとめたいのにまとまらない…。」「なぜだか話が違う方向へ行ってしまう…。」
ここでは、どうすれば会議が上手くまとまるのか、会議の進め方と注意点をお話します。
そもそも会議で意見がまとまらないのはなぜか？
会議はその日のテーマを複数人で話し合い、お互いが納得した共通認識を確認し今後の方針や結論を導くために行われます。しかし、複数人で行うがゆえに意見が反発したり、思わぬ方向へ話が逸れてしまい上手く意見がまとまらないこともあります。
また、「つい上司に合わせてしまう」「相手に遠慮して本音が言えない…」など、若手であるほど思ったことが発言できない傾向にあります。
時間が長くなればなるほど、余計な雑談が混じり集中力が低下してしまうことも意見がまとまりにくい１つの要因です。
会議を円滑に進める方法と注意点
会議はその為に他の業務を一時中断しているわけですから、できるだけ時間内に終わらせたいものです。予定時間より早く終わるのであればそれはそれで良いでしょう。
会議を円滑に進めるための方法にはいったいどのようなものがあるのでしょうか？またその注意点をご紹介します。
【目的は何か？】
まずは参加者全員が会議の目的を把握してから会議に臨みましょう。定例会議などでは、「何を決めるの？」「何の話をするの？」と話し合う内容が分からないまま参加している人も多いのが現状です。それでは生産性のない会議になりかねません。予め「会議の目的」を明確にし、それを参加者全員で理解しておくことが、会議を効率よく進めるために大切なポイントです。
注意点
- 書面でも良いので、会議の前に会議の目的や議題を参加者へ伝えておく
【アイスブレイクをする】
アイスブレイクとは、参加者の緊張をほぐすため、会議を始める前に関係のない話や冗談を交えて参加者が発言しやすい雰囲気を作る手法です。かたい雰囲気のまま会議が進むと、参加者は本音が言えなかったり、議論ができなくなってしまうこともあります。いかに参加者がリラックスして会議に臨めるかということは、会議の質にもかかわってきます。コミュニケーションがとりやすい和やかな雰囲気で進められると良いでしょう。
注意点
- 長く話しすぎると参加者が飽きてしまう
- 参加者との距離が近くなりすぎると、余計な雑談が増えすぎたり参加者がダラけてしまいがちになる
【時間配分を守る】
長い時間悩んでいても、良いアイディアが思いつかない経験はありませんか？そんな時は次の議題へ進めてしまいましょう。時間内に思いつかなくても、後からポッと良いアイディアが浮かぶこともあります。それに、いつ終わるか分からない会議はダラけてしまいがちで良い会議とは言えません。話し合う内容毎にきちんと時間を決めることで、会議が長引くことを防ぎます。
注意点
- 「あと少しで結論が出そう」という時や,沢山意見が出て会話の流れが良いときは、無理に時間配分を守らなくてよい
【多くの人の意見を聴く】
参加者の人数にもよりますが、限られた時間の中で全員の意見を聴くことは難しいこともあります。特に会議に慣れない若手の社員は「発言してもいいのかな？」「生意気と思われないだろうか」となかなか発言できないことがあります。進行役の人や立場が上の人は、そういった「発言したそうな人」を見逃さずに発言を促しましょう。
注意点
- 他者の発言を妨げる人や発言が極端に多い人がいるときは、進行役や上の立場の人がその人の発言を調整する
【ホワイトボードで見える化】
出てきた意見をホワイトボードに書き込み、「見える化」します。
見える化のメリット
- 全員が頭の中で情報を整理しやすくなり、新たな発見がしやすくなる
- 参加者は「自分の意見が認められた」という満足感が得られ、意欲向上に繋がる
- 同じ会話を繰り返さなくなる
- 意見が発言者から切り離されて、冷静に評価できる
注意点
- 発言者の名前を書かない
【発散と収束のバランスをとる】
会議では、参加者に思いつきをどんどん出してもらう「発散思考」と、結論に結びつけるため生み出されたアイデアをまとめ上げる「収束思考」が必要です。
このバランスが取れていないと、会議は言いたい放題のまとまりのない方向へ進んでしまいます。
まず発散思考で沢山アイディアを出してもらい、そのあと収束思考を用いて結論を導きだす…これを繰り返し、ゴールへたどり着く道筋を考えます。
発散思考の注意点
- 発言は自由にする
- 発言の質よりも量を出す
- 良し悪しの判断をしない
- 既存の発言と結び付けて考える
- 多角的に思考を広げる
収束思考の注意点
- 「質」を大切にしてアイディアをグループ分けしたり関連性を整理する
話し合いをうまく進めるためには場所選びも重要
話し合いをうまく進めるためには、場所選びも重要です。
ホームとアウェイという言葉があるように、相手のホームグラウンドだと話し合いをうまく進めにくい場合があります。
話し合いをうまく進めるためにレンタルスペースを選ぶという方法もあります。
アットホームな空間やおしゃれな空間で、話し合いをうまく進めてみてはいかがでしょうか。
話し合いを円滑に進めやすい場所をいくつかご紹介します。