ファシリテーター（司会進行役）は、会議の質を左右する重要なポジションです。予定より時間がかかりすぎる、意見する人・しない人の差がある、アイディアが上手くまとまらないなど、会議の悩みを抱えている人は少なくありません。
ここでは、ファシリテーターの役割と盛り上がる会議にするコツをお話しします！
ファシリテーター・ファシリテーションとは？
ファシリテーション（facilitation）とは、人々が活動しやすいようにサポートし、上手く事が運ぶよう舵取りすることです。集団での問題解決、アイディア出し、学習会など、様々な創造活動をサポートし促進していく働きを意味します。ファシリテーションを行う人のことをファシリテーター（facilitator）と呼び、会議で言えば進行役にあたります。
ファシリテーターの会議での役割
会議において、ファシリテーターの役割には以下のようなものがあります。
- 司会進行をする
- 会議の場の雰囲気を作る
- 意見を引き出し、受け止める
- 意見を絞り込み、まとめる
司会進行をする
会議においてまず初めに考えることは、何を目的・ゴールにするのか、誰に参加してもらうか、どういうやり方で議論していくのかということ。どのような会議にしたいかというプランがチームづくりの土台になります。中でも大切なのがどのようなプロセスで会議を進めるかということです。会議の目的・ゴールや、チームの状態に応じて、問題解決のプロセスを考えることが会議成功の鍵になります。
会議の場の雰囲気を作る
会議の場の雰囲気作りは、参加者から意見を引きだすために欠かせない行程です。会議の場が緊張しているとつい萎縮してしまい、誰しも発言することがためらわれますよね？そんな様子では柔軟なアイディアは出せません。まずは参加者に笑顔が見られるくらい、緊張をほぐしましょう。
意見を引きだし、受け止める
本題に入ったら、まずは参加者からどんどん意見やアイディアを引きだします。これを『発散』といいます。自由な雰囲気で意見を語り合い、チーム意識と相互理解を深めていきます。ファシリテーターは否定せずしっかりと意見を受け止め、そこにこめられた意味や思いを更に引っ張り出していきます。
意見を絞り込み、まとめる
『発散』が終われば、次は『収束』です。
『収束』では、出たアイディアを整理して論点を絞り込んでいきます。ホワイトボードなどで視覚化しながら分かりやすい形にまとめていくのが一般的です。
いくつかの収束の方法を頭に入れておいて、議論に応じて使い分けができるようになると良いでしょう。
ファシリテーションのコツを掴んで盛り上がる会議にしよう！
成功する会議を目指すための『ファシリテーションのコツ』をご紹介します。
良い雰囲気の作るコツ
発言しやすい雰囲気作りには「アイスブレイク」を用います。
アイスブレイクとは、緊張をときほぐすための手法です。集まった人を和ませ、コミュニケーションをとりやすい雰囲気を作り、そこに集まった目的の達成に積極的に関わってもらえるよう働きかける技術を指します。
アイスブレイクでは自己紹介をしたり、簡単なゲームをして参加者間の距離を縮めます。
話し合いを広げるコツ
意見が出ない人がいるときは「紙に書きだす」
「さあ、意見がある人はどうぞ！」と意気揚々にアイディアを促してみても、なかなか手を挙げられないひともいます。そんな時は、全員に紙や付箋を配りアイディアを書きだしてもらう作業がおすすめです。発言が苦手な人も、これならアウトプットすることに抵抗が少なくなります。
発言をホワイトボードに書き留める
発言をホワイトボードに書き込み可視化することによって、参加者は頭の中で意見を整理しやすくなります。出されたアイディア同士の関係性やアイディアから派生して新しいひらめきが思いつきやすくなり、会議の盛り上げに一役買います。また、ホワイトボードに書き込まれたアイディアを発言者から切り離して考えることができ、アイディアに対してみんなが冷静に判断できるようになります。
意見をよく聴く
議題に対してメンバーから自由な意見を聞き出し、傾聴・復唱・質問を通して、参加者の発言の意図を汲み取ります。出された意見をオウム返ししたり発言者の意見をホワイトボードに書き込むことで、参加者は自分の意見が認められた気持ちになり安心します。
意見を否定しない
また、出された意見は否定しないようにしましょう。自分の発言が否定されてしまうと参加者の気持ちが萎縮してしまい、自由な発想が得られにくくなります。これは『発散』思考にとってとても不利益なことです。
質より量を求める
みんなでアイデアを出しあう「ブレインストーミング」のように、まずは正解不正解に囚われずどんどん意見を出してもらいましょう。
ブレインストーミングの記事についてはこちら
話し合いをまとめるコツ
発言を分類化する
関連性のあるアイディアを丸で囲ったり付箋を付けたりしてグループ化し、そのグループの名前を決めましょう。
アイディアを整理し絞りこむ
分類化したアイディアを一つの結論にまとめ上げていきます。整理する方法を事前に頭に入れておき、状況によって使い分けができるようにしましょう。アイディアを絞っていく方法には次のようなものがあります。
【多数決】
参加者が一番いいと思うアイディアに投票し、もっとも得票数の多かったアイディアに決定するというやり方です。欠点は、知識がある人でもない人でも同じ一票になり、最適なアイディアが選ばれていない可能性があることです。
【バタフライテスト】
あらかじめ評価する基準を用意し、その基準に対してそれぞれのアイディアに点数をつけ投票します。ひとつのアイデアに対し、複数の視点で評価することができます。
最終的には合計点数で競いますが、より客観性をもった絞り込み方ができるようになるでしょう。
また、評価基準を視覚化し得点を付けることで、参加者が全員納得してアイディアを絞り込むことができます。評価基準の例としては、「インパクトがある」「斬新である」「実現可能である」などがありますが、内容によって基準を柔軟に変更しましょう。
【ボルダルール】
参加者がすべてのアイディアに順位を付け、それを順位に応じて点数化します。合計点数が最大になる選択肢を勝者とします。
例としては、1位に3点、2位に2点、3位に1点、4位以下は0点というようにランキングに応じて点数を決めておき、参加者はアイディアに順位付けをしてそれを点数評価に切り替えます。このようにランキングと点数評価を用いることで、多数決のように大多数に意見に流されてしまうリスクを回避します。
ファシリテーターは会議の要
ファシリテーターとして抜擢された初めの頃は、なかなか会議が上手くまとまらず苦労するかもしれません。また、一見会議がまとまったように見えても、その実参加者の満足度は低いこともあります。ファシリテーターの力量は、いかに聞き役に徹することができるか、参加者の意見を引きだし、まとめ上げられるかにかかっています。
今回ご紹介したコツを頭にいれ、是非次回の会議に活かしてみてください。
ファシリテイターにおすすめする貸し会議室やレンタルスペース
ファシリテイターに抜擢された時に、自分の使いやすい会場を選ぶのは大事です。
セミナー会場や貸し会議室などのレンタルスペースを押さえて、会議を成功させましょう。