会議といえば、ホワイトボードやプロジェクターを見ながら手元の紙資料を軸に話し合いを進めていく…というイメージが強い方も多いでしょう。しかし、今ではもっと効率良く、しかも安全に会議が進められる『ぺーパーレス会議』という方法が浸透してきています。
ではペーパーレス会議とはいったいどんな会議なのでしょうか？
ペーパーレス会議の意味やメリット・デメリット、後半ではペーパーレス会議ができるシステムやツールについてご紹介します。
『ペーパーレス会議』とは、読んで字のごとく『紙を使わない会議』のこと。
紙を使わずに何を使って資料共有をするのかというと、近年目覚ましい進化を遂げている『IT機器』です。
電子化した資料をペーパーレス会議システムで一元管理し、タブレット端末やスマートフォンと連携することで業務の効率化を図っています。
民間企業や自治体・公共において、会議だけでなく営業活動やマニュアル閲覧など、あらゆるビジネスシーンで活用されています。
資料共有
会議参加者に資料ファイルを簡単に共有できます。
画面同期
資料のページめくりやスライド切り替えを他の端末に同期させます。
メモ書き
紙とペンのように、手書き感覚でタブレットなどの端末にメモができます。
遠隔会議
会議室に集まったメンバーだけでなく、遠隔地とテレビ電話などを接続し、資料を共有できます。
セキュリティの充実
コンテンツの閲覧権限、暗号化、遠隔消去や端末認証によって、セキュリティを強固にしています。
この他にも独自の特長をもったペーパーレス会議システムがありますので、自社に合った使いやすいものを選ぶと良いでしょう。
では実際にペーパーレス会議が多くの企業に選ばれている理由は何なのでしょうか？
メリット・デメリットをそれぞれ見ていきたいと思います。
ペーパーレス会議システムを導入することで、印刷・配布などの作業工程を減らし、簡単に資料を作成・共有することができます。
紙資料の印刷コストが無くなるので経費削減につながります。ペーパーレス会議システムの中には、コスト削減の効果を『見える化』し、ペーパーレスの効果を実感しやすいワークスタイルを提案しているものもあります。
紙の資料だとついうっかり持ち帰って無くしたり間違って捨ててしまったり…そういう経験がある方もいると思います。ペーパーレス会議システムでは、資料の暗号化やパスワード設定などを用いることで、より安全に情報を管理することができます。
紙資料では不可能な動画の挿入・閲覧ができます。静止画では伝わりにくい情報も、動画で見ることで参加者の共通認識を高めることが望めます。
TV会議やＷｅｂ会議を開催できるだけでなく、リアルタイムで資料内容を変更することが可能なため、遠隔地において効率的な会議が目指せます。
紙を使わないので、環境に配慮したワークスタイルを築けます。
机の上で広げられる紙資料に比べ、デジタルデバイスの一覧性の悪さは多くの人が感じるデメリットです。複数のタブレットを並べてマルチモニターにすることも可能ですが、現実的でないシーンも多いでしょう。
IT機器に馴染みのある世代ではペーパーレス会議システムを取り入れることに抵抗が少ない場合も多いですが、紙資料に慣れている世代ではパソコンに苦手意識があり、返って作業効率が悪くなることもあります。その場合には紙資料の使用も検討する必要があるでしょう。
紙資料の優位性はメモのしやすさにあります。紙とペンの扱いに慣れている人が多い中、今では多くのペーパーレス会議システムでペンや消しゴム機能などを取り入れています。紙資料と同様にメモを書き加えることができるようになっている反面、扱いにくさへの不満の声が多く聞かれます。
ペーパーレス会議システムの提供形態には、オンプレミスやクラウド・ パッケージソフト・SaaSなどがあり、必要に応じて選択できます。
比較サイトを利用して、自社に合った製品を見つけると良いでしょう。
ペーパーレス会議システム人気ランキング！提供形態や機能で比較｜ITトレンド
なかには手軽に利用できる無料のペーパーレス会議システムもあります。システム導入の検討段階として使ってみるのも良いかもしれません。
今、円滑な会議の開催に役立つ様々な機能を導入したペーパーレス会議システムが増えています。
それぞれのペーパーレス会議システムを比較し、自社の先を見据えた会議システムの取り入れが大切になってくるでしょう。
ペーパーレス会議の導入は、ワークスタイルの変革が求められている日本には不可欠な流れであり、妊娠・育児・介護中などに活躍するテレワークやBCPの発展につながります。
とはいえ、いざ会議を行おうと思った時に、遠隔地との会議に便利なTV会議やＷｅｂ会議ができる設備や、来客を招く際の環境が自社に整っていないこともあります。そのような時は状況に合った会議場所を探す必要が出てきます。
レンタルスペース検索サイト くーある
全ての企業で完全にペーパーレスのワークスタイルへ移行することは難しいかもしれませんが、タブレットなどのＩＴ機器を用いた資料と紙資料のバランスを上手く取り、より効率的な業務フローを構築をすることが企業の発展につながることは間違いないでしょう。
普段同じ場所で会議をされている方からすると、「貸し会議室？わざわざお金を支払って予約する意味あるのかな？」と、思われるかもしれません。しかし、意外な事に普段と違う雰囲気で会議を行うだけで会議が円滑に進んで失敗を防ぐ効果があったりします。また、環境が変わることで新しいアイデアが生まれる事もあります。レンタルスペースの検索サイト「くーある」では、おしゃれなレンタルスペースから、格安の貸し会議室までさまざまなスペースをご紹介しております。パソコンやスマートフォンからかんたんに予約出来るシステムになっていますので、是非ご覧下さい。
レンタルスペースを簡単に予約出来る【くーある】はこちら