セミナーは毎日のように各地で開催されており、私たちの生活の中でもよく目にします。しかし、いざセミナーを開催しようと思っても何から手をつけて良いか分かりません。
セミナーを成功させるために欠かせない準備とは何なのでしょうか。
実際にどのような準備を行えば良いのか詳しく見ていきたいと思います。
セミナーの内容・日時・開催場所・予算を確認します。
当日の流れをフローチャートにして確認しましょう。
来場者の誘導や受付、当日のイレギュラートラブルの予想、セミナー終了後のアンケート・参加者の集計作業・アフターフォローをどのようにするのかを、あらかじめ決めておきましょう。
イメトレや、リハーサルもセミナーの成功に欠かせないので忘れずに。
【よくある当日のトラブル】
・参加者の遅刻
・参加者が道に迷ってしまい会場まで辿りつけない
・備品の不足
・無断欠席
当日は何かとバタバタし、落ち着かないものです。備品の準備・チェックは会場に着いたら早めに済ませましょう。
☑テーブル・椅子
会場で用意してある場合がほとんどですが、受付や荷物置きに利用することもあるので参加人数＋αがあると安心です。
☑プロジェクター・スクリーン・モニター
パソコン内のデータを参加者に見せながら説明をする場合、プロジェクターや大型モニターが必要になってきます。会場で借りられるか確認が必要です。パソコンとプロジェクター、またはパソコンとモニターを繋ぐケーブルの端子チェックも忘れずに行いましょう。
☑ LANケーブル・電源タップなど、電子機器類のケーブル
参加者や講師が使う分だけでなく、バックヤードでの利用や予備も考えて準備しておくと安心です。
☑ホワイトボード
細かい説明をする時に役立つホワイトボード。ペンも何種類か用意しておくと便利です。
☑会場使用マニュアル
会場設備の使用方法が記載されたマニュアルは必ず準備しておきましょう。
☑会場図面
電源やコンセントの位置、非常口の位置などの確認のため必要です。
☑進行台本
時間配分などが細かく書かれたスケジュール表です。
☑指示棒・レーザーポインタ
セミナー・プレゼン形式によって使わない場合もあります。
☑演台
講師が資料や水を置くために使います。
☑講師用の飲料水
ペットボトル＋コップや、女性の講師ならストローがあると親切です。
☑ビデオカメラ
セミナーの記録に利用します。予備バッテリーや三脚もチェックを忘れずに。講師のアップ写真やセミナーの全体写真を残しておくと、後からセミナーの記事を書くときに便利です。
☑案内板
セミナー参加者が会場まで迷わないよう、室外にセミナー案内板を置きましょう。
☑インターネット環境
会場にインターネット環境が無い場合もありますので、ポータブルWi-Fiがあると安心です。
この他にも、講師が必要とする備品は事前に確認しましょう。
また、会場によっては借りられる備品に限りがありますので、借りたい備品のある会場を探すことも大切です。
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セミナーの集客・告知は、参加者を集める上で大切なポイントになってきます。どのように告知するか（方法）、どのくらい告知するか（数）が参加人数を左右します。
チラシでコツコツと募集するのも良いですが、告知サイトを利用するのも一つの手です。
セミナー集客や告知に強い掲載無料の人気サイト5選
いかにセミナーを成功させるのか、それはどのくらい綿密な準備をできるかにかかっています。準備を万全に行うことで心の余裕が生まれ、リラックスしてセミナーに臨むことができ、トラブルにも柔軟に対処しやすい環境を作ります。
スムーズなセミナーを開催することで、来場者との信頼関係や次に繋がるセミナー作りを心がけましょう。
いかがでしたか？こちらのページをご覧頂くことで貴方の会議の成功に少しでもお役に立てれば幸いです。また、「くーある」では会議の成功に役立つレンタルスペースを多数掲載しております。おしゃれな貸し会議室からパーティー、セミナー、講習会、面接会場などに使える会場まであり、簡単に検索予約出来るシステムになっております。普段使っている会議室が使えない時や、気分を変えて会議を円滑に進めてみてはいかがでしょうか。
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