会議の種類を明確にし、効率を上げる方法とは？

会議を開く目的について

どういう人達がどんな目的で開くのでしょうか。
大きな会社であれば、大小何種類かの会議スペースがあるかもしれません。あるいは普通に仕事をしているスペースでいつもの椅子にすわって、または立って会議ということもあります。
必要に応じて話し合う場を持つ、伝達の機会として会議をする、教育目的の会議をするなど会議は、とても重要な役割を持っています。

会議室をレンタルする目的

少人数の会社や、営業所が各地に点在する会社などは会議室を借りて会議をすることも必要になります。少人数の会社でも定期的に会議をすると、上から下へあるいは横の関係でも、考えていることが共有化されて仕事の効率が上がることになります。
各地に点在する拠点を持つ会社の場合には、定期的に支部長会議、所長会議、作戦会議などが必要になるでしょう。
会社だけでなく、商品を知ってもらうための説明会だったり、趣味の会の会議であったり、講演会や勉強のための講習会なども広い意味では会議と言えるでしょう。
こうした会議の種類に合わせて、より適した会議室を用意できるのがレンタルスペースの強みです。

例えば、渋谷駅徒歩5分のレンタルスペース「KOMOREBI」は、小・中規模の会議に適しており、24名まで使うことが出来ます。
また、横浜駅徒歩2分のレンタルスペース「テラス」は50インチの大型ディスプレイが設置されており、12名までの会議に対応しています。

会議を行う際の手順

具体的に会議をするときに、どんなことに注意をしたらよいのでしょうか。
主催者は、場所と時間を決め会議室の手配をします。
次に会議の告知を行います。社内であれば電話も良いですが、今はメールが一番良いでしょう。
お互いに知らない人たちを集める場合はチラシや広告もありますが、SNSなどインターネットを使うことが効率が良く、うまく集めることができます。
そうして、集まった人たちとどんな会議にするか、まず、タイムスケジュールを決めます。
何時にスタートして、この内容は何十分、これは何分、休憩は何分と具体的に決めましょう。
演者がいる場合は、その演者と綿密に連絡を取り、細かく決めていきます。

会議の準備

機材を準備する

スケジュールが決まったら、映像、音響の事を決めます。プロジェクターが必要か、パソコンは持ち込むのは誰か、会場にはプロジェクターやスクリーンは使えるのか、マイクとスピーカーの操作方法はどんなものか、スクリーンと演者の机の位置なども考えます。机やプロジェクター、スピーカーの位置なども確認しなければなりません。
規模によってこういったことが簡単にできる場合と、綿密に調べないと先に進めないような場合があります。
数人から10人程度の会議であれば、マイクはいりませんし、プロジェクターよりもホワイトボードを使った方が便利なこともあります。
100人、200人あるいはそれ以上の1000人規模の会議になると、プロジェクターやスクリーン、マイクなどの音響は必須です。

機材操作や記録者など人員の手配

音響なども陰で操作する人が必要なこともあるので人を手配をします。細かいことですが、プリンターとプロジェクターをつなぐケーブルも必要になりますし、ポインターもいりますね。
記録に残さなければいけない場合は、ビデオや写真撮影者も手配します。
少人数の会議だと受け付けは必要ありませんが、大人数だと受け付けが必要になります。

その他に必要なもの

受付の張り紙や座席の指定張り紙も必要です。
少人数の会議の場合も、資料は予定の人数分を用意します。
詳細なタイムスケジュールを何人かのスタッフに共有することも場合によっては必要です。
会議中に飲用するためのペットボトルも状況に応じて用意しましょう。

さあ、これで準備ができ、会議が始められます。

会議中の進行

会議は予定どおり進むことも、思うようにいかないこともあります。
司会をするときは、時間を見ながらうまく誘導し進行するようにします。
演者として主に話をする立場だったら、時間内に収まるように、練習をしておくと良いでしょう。
内容によっては、質問の時間もとります。質問のやり取りによって、場が活発になり、盛り上がることもありますし、そうなれば成功です。

この記事を書いた人

くーある編集部

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