セミナーを開いたらセミナー参加者へのお礼メールを送りますよね。
「何書けばいいか分からないな…まあとにかく文面は礼儀正しく、来てくれたことへの感謝が伝わるように…」って、ちょっと待った！
それも重要ですが、実はそれだけではダメなんです！
いえ、ダメどころかセミナーを開いた意味自体なくなってしまう恐れまであるんです！
今回の記事では、
・なぜお礼メールはお礼だけではダメなのか
・お礼メールを書くテクニック
・お礼メールを書く前にやっておかないといけないこと
についてご紹介していきましょう。
セミナー参加者への「お礼メール」というと、来てくれたことへの感謝を伝える目的のものというイメージがありますよね。もちろんそれも間違いではありませんが、実はそれだけでは意味がないんです。
なぜかというと、セミナーは「他のセミナーにも来ていただく」「何かを買っていただく」といった「開催目的」を達成するためのものだからです。
これはセミナー本体のみならずお礼メールも同様で、メールを読んでもらうことで参加者を「目的達成のためにやってもらいたいこと」に誘導する必要があるんです。
例えばあなたがセミナー参加者だとして、こんなお礼メールが来たとします。
○○様
いつもお世話になっております。◇◇株式会社の□□と申します。
この度は弊社主催のセミナーにご参加いただき、誠にありがとうございました。
今後とも変わらぬお引き立ての程、何卒よろしくお願い致します。
もしあなたがこのメールを受け取ったらどうしますか？開いてさっと目を通して「あー社交辞令のメールね。ハイハイ」と思ってそれ以上触れることはないのではないでしょうか？
礼儀正しいという点ではいいかもしれませんが、これで終わってしまったらわざわざセミナーを開いた意味がなくなってしまいます。
こうしたことにならないよう「やってもらいたいこと」に誘導することがお礼メールの真の役割なのです。
セミナー参加者へのお礼メールで「やってもらいたいこと」に誘導するには、以下の4点のポイントを重視したメールを作ることが大切です。
・セミナー後にすぐ送信する
・差出人は講師名義にする
・文面にセミナーのまとめを入れる
・「やってもらいたいこと」への誘導
なぜこんなことをするのか、理由や効果とともに1つずつ見ていきましょう。
すぐにお礼メールをする理由は2つあります。まず1つは記憶に新しいほうが中身を読んでもらいやすくなるから。とにもかくにも覚えている間に、とりあえず開封して読んでいただくことが大切です。
もう1つの理由は相手が先にお礼メールを送ってくる可能性があるからです。学生相手のセミナーや取引先同士でのセミナーの場合、参加者の中には律儀に「セミナーに参加させていただきありがとうございました」「とても勉強になりました」等、先にお礼のメールを送ってくださる方もいます。
礼儀正しいことはもちろん素晴らしいことですが、セミナーを開いた側としては「先手を取られた」格好になってしまいます。セミナーを開いた「目的」を達成したいなら、必ず自分からメールを送るようにしましょう。
差出人の名義を講師の名前に設定することも重要です。
例えば会社の代表でセミナーに参加した参加者がいたとします。そういう人がセミナー後に帰社して、自分のメールフォルダを開いたとき、取引先の会社名か見知った担当者の名前しか並んでいない受信フォルダの中に1つだけ、知らない名前の差出人が混じっていたらどう感じるでしょうか？
「え！？誰だっけ！？」「あっ！今日の講師の人じゃん！何の用だろ？」と思い、高確率でメールを開いてくれるはずです。
ちなみにこの時、他の参加者にも同様のメールを送っていることを悟られないようにしてください。
せっかく差出人を講師の名前にして「あなたに送っていますよ」という雰囲気を出しても、宛先の「TO」のところにズラズラと他の参加者の名前が並んでいると「なあんだ一斉メールかあ」と思いそれ以上のアクションを起こしてくれなくなってしまいます。
複数の参加者に一斉メールを送る際は、宛先を「BCC」にするなどの工夫をしましょう。
「なんでそんなことする必要があるの？」と思われそうですが、参加者の中には上司に言われるがままにセミナーに参加している方も一定数います。
そうした方にこちら側の「目的」に向かうような行動を取ってもらうためには、セミナーの内容をしっかり頭に定着させる必要があるのです。
また会社を代表して、上司に言われてセミナーに参加した方は帰社後に感想や内容のまとめを会社に提出しなくてはならない場合があります。
そのような場合にも内容をまとめた文章があれば「やった！感想提出が楽になる！」と思われるので、必然的にメールの文面にしっかり目を通すことに繋がります。
これが最も重要、お礼メールを送る本当の意義と言っても過言ではありません。
上記3つのポイントを盛り込むことで「メールを開封してもらう」「中身をしっかり読んでもらう」「セミナーの内容を頭に定着させる」という3点を達成したので、次はこちらの「開催目的」を達成するための行動を実際にとってもらうようはたらきかけましょう。
具体的に何をするかというと、例えば開催目的が「次のセミナーへの参加誘導」であれば案内文と詳細ページのリンクを盛り込む、何かを購入してもらうことであれば商品ページのリンクや商談のアポについての文面を盛り込むなど、次のステップにつなげるための具体的な内容を入れるようにしましょう。
お礼メールのテクニック以前に、必ずやっておかなければいけないことがあります。それはセミナーの内容をキチンと作っておくことです。
「そんなの当たり前じゃん！」と言われそうですが、実は意外と「開催目的」「参加者にとってほしい行動」という重要な部分をしっかり決めないままセミナーを開いてしまうケースも少なくないんです。
この部分が疎かだとセミナーの内容がショボくなるのはもちろん、お礼メールの文面もありきたりで薄いものになってしまい、せっかく開いたセミナーの成果が出にくくなってしまいます。
そうならないようセミナーの内容については事前にしっかり練っておかなければならないのですが、では具体的にどうすれば練った内容になるのでしょうか？
それはレンタルスペースでセミナーを開催することです！
「内容を煮詰めるのに開催場所が関係あるの？」「場所は関係なくない？」と言われてしまいそうですが、そんなことはありません。
確かにレンタルスペースを借りてセミナーを開けば
・広い場所を安価でレンタルできる
・必要な時間分だけ借りられるので無駄がない
・立地がいい場所が多いので人を集めやすい
といった費用、立地でのメリットも多いですが、実は内容を向上させるという点においても大きなメリットがあります。
それはズバリ設備環境です。
レンタルスペースや貸し会議室には会議やプレゼンができるようにプロジェクターや大きめのモニター、ホワイトボードや音響設備などが備え付けられていることが多くあります。
このような視覚的に訴えかける設備を利用することを前提として内容を考えると、自然と「何を強調すべきか」が作っている側にも見えやすくなるので内容の向上につながりやすくなり、ゆくゆくは「開催目的」の達成につながっていきます。
セミナーには「開催目的」があり、お礼メールはそれに向けて参加者を誘導するためのものだからです。感謝を伝えることは大切ですがそれだけだと参加者は次の行動に移ってくれないので、結果的にセミナーを開いた意味自体がなくなってしまいます。
・セミナー後にすぐ送信する
・差出人は講師名義にする
・文面にセミナーのまとめを入れる
・「やってもらいたいこと」への誘導
この4点が重要です。また、これらのテクニックを活かすにはそもそもセミナーの内容がしっかり作られていなければ意味がありません。セミナーを煮詰まった内容にするためには、設備環境の整ったセミナー・講習会・講演会で利用できるレンタルスペースを利用するのがおすすめです。視覚的に訴えかける内容を作ろうとすれば、自ずと作っている側の「目的」もハッキリしてきます。
セミナーを良いものにすることは当然ですが、主催者、講師にとって重要なのはその後につなげることです。セミナーが次につながるような実りの多いものになるよう、お礼メールもしっかりこだわって作っておきましょう！