近年、ビジネスシーンに浸透し始めたオフサイトミーティング。
「興味はある！」
「うちの職場でもやってみようかな」
という方も多いのでは？
しかし！
実はオフサイトミーティングは「やればそれでOK」ではなく、
キチンとした進め方を知らなければ失敗してしまうリスクもあるんです。
ということで今回は
について解説していきます！
オフサイトミーティングとは
会社から離れた場所（＝オフサイト）で行う会議のことを指しており、
日本においては株式会社スコラ・コンサルタントが推奨している会議手法です。
コンセプトは「気楽に真面目な話をする」ことで、
最終的に物事を決めることが目的である通常の会議とは違い、
本音でコミュニケーションをとることが目的になっています。
あえて会社から離れてリラックスした雰囲気で行うことで、
従来の会議にはない効果が得られると期待されています。
何かを決めるわけではなく、気楽に話し合うだけ。
そう言われると、何のためにやるの？という感じですよね。
ということで、
ここからはオフサイトミーティングを行うメリットとは何なのかを見ていきましょう。
一番のメリットは何と言っても職場、チームの結束につながることです。
職場の喧騒から離れ、落ち着いて本音で話し合うことで
これまで分かり合えなかった相手とも分かり合えるきっかけになります。
そうしてコミュニケーションを図り、人間関係を深めていくことで
ゆくゆくはチーム内の結束、作業効率の向上につなげられます。
もう1つのメリットは革新的なアイディアが出やすいことです。
職場の会議室でミーティングを行うと、
どうしても通常業務のことが頭にちらついてしまい
話し合いのパフォーマンスが落ちてしまいがちです。
取引先から電話が入って一時離脱、
予期せぬ来客が来てそのままお開き…なんてことがあると
建設的な話し合いなんてできないですよね。
その点オフサイトミーティングは物理的に職場を離れるため
かえって話し合いに集中しやすく、
革新的なアイディアやユニークな意見が出やすくなります。
メリットを見ると、新しい発想の会議手法だということが
よくお分かりいただけたと思います。
しかし！
いいことづくめに見えるオフサイトミーティングにもデメリットはあります。
しかもきちんと知っておかなければ、
せっかく開いても失敗してしまうリスクすらあるんです。
まず出てくるデメリットは場所の確保をしなければいけないことです。
オフサイドミーティングは読んで字のごとく会社から離れた場所で会議を行うことです。
つまり、会社の会議室以外にどこか場所を用意しなくてはならないと言うことでもあります。
オフサイトミーティングを開くと決めたら、
まず場所を探して確保し、有料であれば料金を支払わなければなりません。
また会社からのアクセスが悪いところであれば
移動の手間・時間がかかってしまい、非常に非効率です。
オフサイトミーティングの魅力はリラックスした雰囲気で
コミュニケーションを深められることです。
が、これが行き過ぎてしまうとただの雑談会になってしまう可能性もあります。
通常の会議と違って明確に何か結論を決めるものではないからこそ、
本来の目的を見失ってしまうリスクも高いのです。
オフサイトミーティングはメリットは多いものの、
うまくやらないと失敗するリスクもあります。
ではどうすれば失敗せずに、うまく進行できるんでしょうか？
それには【準備】と【当日の進行】がポイントになってきます。
いいオフサイトミーティングにするには準備が大切です。
準備しておくべきなのは
この3つです。
次から詳しく見ていきましょう。
まず準備段階で最も重要なのが場所の選定です。
オフサイトミーティングはいつもの会議室から場所を変えることで
肩肘張らず話し合えることが魅力の1つです。
ということは、
参加者がリラックスして話せる場所を選ばなくてはいけないということです。
とはいえ、話す内容はいたって真面目なこと。
カフェやレストランなど、他の人に聞かれそうな場所ではいけません。
参加者がリラックスできる場所でかつ会議室の機能を持っている場所。
であればレンタルスペースがおすすめです。
レンタルスペースは通常の会議室風の場所もありますが、
オープンオフィス風、カフェ風、さらには自宅のようなリラックスできる場所も少なくないんです。
もちろん貸切なので他の人に会話を聞かれることもありません。
料金も1時間500円〜1000円ほどで借りられるところもあるので、
予算に応じて選ぶことができますよ。
また、オフィスから過度に遠い場所やアクセスの悪い場所、
車を駐車できない場所などを選ぶと移動に無駄に時間がかかるため
通常の業務に支障をきたしかねません。
その点レンタルオフィス、イベントスペースは
人が集まることを前提としているため、
駅近などアクセスの良い立地であることが非常に多く、とても魅力的といえます。
レンタルスペースポータルサイト「くーある」ではエリアや用途など条件指定して検索をかけることができます。
が、どんな場所がいいかイメージが湧かない場合は
オフサイトミーティングで利用できる貸し会議室をまとめてあるので、この中から探してみてください。
すべての貸し会議室に写真付きの概要説明があるので、行かずともどんな場所かイメージできるはずです。
いっそ会議室らしくない場所であれば、
オフサイトミーティングで利用できるイベントスペースがおすすめです。
イベントを行うことが前提のスペースなので、内装は会議室っぽくないところがほとんど。
カフェみたいなところや撮影スタジオのように映えるところなど、
参加者の好みに合わせて選びましょう。
気楽な話し合いの場を作るには参加人数も重要です。
それぞれが自由に発言できないといけないのに、
人数が10人も20人もいたらなかなか発言しにくいですよね。
1回のオフサイトミーティングに参加するのは10人以内、
人数が多い場合は組を分けるなどして調整しましょう。
最後に準備段階で重要なのが「テーマの決定」と「伝達」です。
リラックスした雰囲気で話し合えるからこそ
ただの雑談になるリスクもあるオフサイトミーティング。
そうならないよう、事前にテーマや方向性を決めておき、
それを参加者に伝達しておく必要があります。
そうすることで当日までに
「どんなことを話そうかな」
と内容を用意することができるので、
雑談にならないよう意識づけすることができます。
しっかり準備をしたら、あとは当日に臨むだけ。
しかしその当日の進行においても
この2点を重視する必要があります。
こちらは当日の進行に関することですが、
事前準備で決めたテーマや目的を明確に意識して進行するようにしましょう。
何度も言いますが、オフサイトミーティングで一番怖いのが
リラックスしすぎてただの雑談になってしまうことです。
雑談でもコミュニケーションは深まるかもしれませんが、
仕事に活かそうと考えるならもっと建設的なものでなければダメですよね。
参加者ひとりひとりが「気楽に真面目な話をする」という本来の目的を意識し、
あらかじめ決めておいたテーマに沿った会話をすることが重要です。
全体の流れを見て進行できるよう、
進行役となるファシリテーターを用意するのも良いでしょう。
オフサイトミーティングは1つの結論を決めるのではなく、
それぞれがより多く発言をし、話題を拡げていくことが重要です。
キッチリ進行表やタイムテーブルに沿う必要はないので、
その場に応じて柔軟に、かつテーマや目的を見失わず進める人が適任です。
また、あまりしゃべっていない人を作らないことも重要なので、
広く気配りできる人にお願いしたいところです。
最後に、オフサイトミーティングが終わったら
参加者に感想を聞きましょう。
オフサイトミーティングは
今後のコミュニケーションや人間関係の形成のために行うため
1回やってみて、それで終わり！という感覚ではいけません。
今後の職場運営、2回目以降のミーティングのために
終了後はフィードバックをもらうようにしてください。
いかがでしたか？
いろいろメリットやデメリットはあるものの
レンタルスペースで場所を確保して、しっかり準備・進行のポイントを押さえれば
とても有意義なミーティングになるはずです。
あなたの職場でもオフサイトミーティングをバッチリ成功させて、
円滑な人間関係を築きましょう！