貸し会議室のレンタル時にチェックすべき設備・備品とは？

会議を開くために貸し会議室をレンタルしたら、使いたい設備や備品が無かった…もしくは予想外に貸出にお金がかかった…なんていう経験はないでしょうか？
貸し会議室は、会場によって借りられる設備・備品が異なったり、貸し出すのに料金がかかることもあります。しかし、貸し会議室のレンタルに慣れていないと、借りたかった備品があるのか無いのかチェックし忘れたり、持ち込まなければいけなかったパソコンなどの会議必需品を準備し忘れたり…。
会議の主催者や会場の予約担当に初めてなった時に読んでおきたい設備・備品に関する知識をまとめました。

貸し会議室を予約する前に知っておくべき設備・備品にまつわる知識

わざわざ会議用設備を買わずに済む
貸し会議室・レンタルスペース（貸しスペース）のメリットは、わざわざその会議のためだけに備品を新しく買わずに済むことです。特に電子機器を揃えると、利用頻度は少なくともメンテナンスが必要ですし、あまり使わないまま型が古くなってしまうことも考えられます。
しかし、貸し会議室やレンタルスペースを借りればその会場にある設備を利用することができるので、ランニングコストを削減でき、かつメンテナンスフリーになるので管理の点でも楽になります。

会場によって借りられる設備・備品は異なる
当たり前のことですが、レンタルスペースや貸し会議室など、その会場によって置いてある備品や設備は異なるということを頭に入れておきましょう。「どこにでもある設備だろう」と高を括っていると、大切な会議で「やってしまった…」なんていうことになりかねません。
また、設備・備品の個数に限りがあり、他の会場で使ってしまっていて借りたかった設備が無い…ということも考えられますので、心配な時は直接会場へ問い合わせしてみるのも良いでしょう。

無料か有料か？
冒頭でも少しお話しましたが、会場によって使いたい設備・備品の利用料金がかかる場合もあります。特に100人200人もしくはそれ以上…といった、参加者をたくさん招く大会場だと、設備も大型なこともあり、プロジェクターやステージをレンタルするのに１台数千円かかるという場合もあります。立地や会場の利用料金などと照らし合わせて、どこの会場が一番自分たちに合っているかを判断することが大切になってきます。

会議で必要な設備・備品リスト

ここからは会議で頻繁に利用される設備や備品をご紹介します。必ず押さえておきたい！会議には欠かせない！といった設備から利用頻度の少ないものまでありますが、会議ごとに必要な設備は異なりますので是非チェックしておきましょう。

テーブル・椅子
会場に用意してある場合が殆どですが、受付や荷物置きに利用することもあるので参加人数＋αがあると安心です。スタンディングミーティングでは座らないこともありますが、メモを取ったり議事録をとる際には机が必要になることは多いでしょう。
また、長時間の会議では椅子の座り心地が疲れに影響します。固い椅子よりはゆったりと座れる椅子であると良いですね。
試してみよう！スタンディングミーティングの効果とデメリット
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パソコン
パソコンをレンタルする場合は借りるパソコンのソフトウェアの種類やバージョンを確認し、自分が持ち込むデータと互換性があるか確かめておきます。いざ会場に着いてから慌てる…なんていうことは避けたいですね。

プロジェクター・スクリーン・モニター
パソコンのデータを見せながら参加者へ説明を行う場合、プロジェクターやスクリーン、または大型モニターが必要になってきます。自分で持ち込む場合は心配ないと思いますが、パソコンとプロジェクター、またはパソコンとモニターを繋ぐケーブルの端子が会場のものに対応しているか忘れずにチェックしましょう。

LANケーブル・電源タップなど
参加者が利用する分だけでなく、バックヤードでの利用や予備も考えて準備しておくと安心です。

ホワイトボード
会議では頻繁に利用される設備の一つ。説明をしたり、ブレインストーミングのように出たアイディアを書き留める時に役立ちます。ペンの色も何色かあった方が便利です。
ホワイトボードは大きい方がより多く情報を書き込むことができ、会議をスムーズ進めるためのポイントの一つにもなります。予め会場のホワイトボードの大きさも確認しましょう。
流行りのブレインストーミングとは？

指示棒・レーザーポインタ
あると便利な備品のひとつです。

司会台・演台
進行役や発表者がパソコンやタイムスケジュールを置くのに利用します。

案内板
会議参加者が会場まで迷わないよう、室外に案内板を置きましょう。

インターネット環境
会場にインターネット環境が無い場合もありますので、ポータブルWi-Fiがあると安心です。

マイク・アンプなどの音響機器
大きな会場では後ろまで声が届かない場合もありますので、マイクを利用して会議の環境を整えましょう。会議が始まる前に音の出かたのチェックを忘れずに。

文房具類
セロハンテープやペン類、ハサミやノリ、クリップなど、会議で受付がある場合やメモを取る際に必要になることがあります。念のため、ある程度の人数を招く会議では持ち歩くことをオススメします。

掃除道具類
人の集まるところでは何かとゴミが出ます。ゴミ袋を持参すると片付けもスムーズに行えます。